Административный директор

Коллеги, нам нужен грамотный, системный управленец, который настроит и будет поддерживать работу административных и логистических направлений так, чтобы это было эффективно и удобно всем подразделениям. Быть может, это вы? Давайте сверимся.

Вот, что важно от вас:

• Высшее образование
• Опыт управление коллективами от 3 лет
• Вам свойственно налаживать контакты между людьми и подразделениями. Это эффективно. Так работать проще и быстрее.
• У Вас хорошее логическое мышление. А как иначе увязывать между собой людей и процессы?
• Вы умеете создавать системы критериев, по которым однозначно понятно, к какому результату нужно прийти и как понять, что уже пришли.
• «Управленческий цикл» - не просто понятное Вам словосочетание, а взятое, в работу, как база управления, на которую уже давно надстроены и другие управленческие техники.
• Люди с Вами чаще соглашаются. Чем спорят. И не потому, что Вы – начальник. А потому что странно с Вами не соглашаться. Всё логично, разумно и эффективно работает.
• Вы хорошо работаете с цифрами, таблицами, отчетами. И удивляетесь, когда Вам пытаются отчитаться «на словах».
• Вы грамотно пишете и говорите
• Вы можете договориться, как с высоко интеллектуальным собеседником, так и с простым рабочим.
• Вы знакомы с разными стилями управления и уверенно применяете в работе, как минимум, три разных варианта.
• Вы легко берете лидерство и, так же легко, можете работать с другими лидерами в команде, в том числе, и не в лидирующей роли.
• Ваши совещания, максимально, укладываются в 1 час. А чаще – быстрее. Потому что при выстроенных процессах и отношениях, а также, подготовленности встречи, 1 час – это и так много.
• Преимуществом будет являться: знание 1С, опыт работы с планированием, знание процессов производства продукта

Ваши задачи и обязанности:

1. Организационно-административное управление

• Руководство административными подразделениями (офис-менеджеры, 1C, IT, склад, транспортный отдел и т.д)
• Организация бесперебойной работы компании.
• Разработка и оптимизация процессов, контроль их выполнения.
• Внедрение и управление инструментами для автоматизации (CRM, системы аналитики).
• Организация и контроль ежедневных операционных процессов компании для их бесперебойности и эффективности.
• Координация взаимодействия между подразделениями (маркетинг, продажи, RND и т.д.) для достижения общих целей.

2. Документационное обеспечение

• Организация документооборота компании (внутреннего и внешнего).
• Контроль ведения архива, хранения договоров, приказов и иной документации.
• Соблюдение требований по защите и конфиденциальности информации.
• Взаимодействие с бухгалтерами и юристами для обеспечения корректности административных процедур.

3. Хозяйственная деятельность

• Обеспечение компании необходимым оборудованием, мебелью, техникой и расходными материалами.
• Организация работы транспортной службы (автомобили, водители, логистика, затраты).
• Контроль эксплуатации зданий, помещений, инженерных систем.
• Взаимодействие с арендодателями, коммунальными и сервисными компаниями.
• Организация охраны объектов, противопожарной безопасности и охраны труда.

4. Финансово-ресурсное управление

• Разработка и контроль операционного бюджета, управление затратами системная оптимизация расходов.
• Заключение договоров на административные и сервисные услуги.
• Инициация и руководство проектами по внедрению и развитию IT-решений для автоматизации процессов.

5. Работа с персоналом

• Подбор, обучение и управление административным персоналом (офис-менеджеры, 1С, IT, склад, транспорт, снабжение).
• Разработка и внедрение стандартов работы административных служб.
• Мотивация сотрудников и контроль качества их работы.
• Обеспечение условий для комфортной работы сотрудников компании.
• Внедрение культуры непрерывного улучшения.

6. Взаимодействие с руководством и внешними структурами

• Поддержка генерального и коммерческого директоров в решении административных задач.
• Участие в совещаниях топ-менеджмента.
• Подготовка отчетов по административно-хозяйственной деятельности.
• Представление интересов компании при взаимодействии с госорганами и внешними подрядчиками в своей зоне ответственности.
• Трансляция стратегического видения генерального директора в конкретные операционные планы и задачи для отделов.
• Предоставление отчетности генеральному директору.

Условия работы:

• Подчинение Генеральному директору Компании.
• Достойное вознаграждение. Сумма вознаграждения обсуждаема и зависит от квалификации.
• Испытательный срок – до 6 месяцев (с возможностью досрочного прохождения).
• Пятидневная рабочая неделя, рабочий день с 9 до 18 часов.
• Отпуск по ТК.
• Разумеется, хорошие скидки на все наши продукты :)

Просьба:

Если вам все понравилось, и вы понимаете, что эта вакансия буквально создана для вас, то, пожалуйста, напишите нам сопроводительное письмо. А в письме поясните, почему, на основании чего вам показалось, что вы справитесь, и что наше предложение – на самом деле ваше :)

Будем рады получить ваш отклик! И будем тем более рады, если нам доведётся посотрудничать. До встречи!