Менеджер бэк-офиса

Москва, Одесская улица, 2кА

Метро: Каховская

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

1. Обработка входящих заказов и ведение базы данных

• Ввод новых заказов, поступивших от менеджеров, в CRM-систему или другую учетную систему.

• Проверка полноты и корректности информации в заказе (реквизиты клиента, номенклатура, цены, условия поставки).

• Присвоение заказу внутреннего номера и его дальнейший учет.

• Обновление статусов заказов (например, «в работе», «отгружен», «оплачен»).

2. Работа с документацией (Документооборот)

• Подготовка первичных документов: создание счетов на оплату, договоров, счетов-фактур, актов, накладных (ТОРГ-12, УПД).

• Проверка документов от клиентов: сверка полученных счетов, договоров и спецификаций на соответствие условиям сделки.

• Отправка документов клиентам по электронной почте или через системы электронного документооборота (СБИС, Диадок и т.д.).

• Архивация и систематизация электронных и бумажных версий документов.

3. Взаимодействие со смежными отделами

• С отделом логистики: передача заданий на отгрузку, уточнение сроков и способов доставки, отслеживание статуса отгрузок.

• С складом: проверка наличия оборудования, резервирование позиций по заказу, согласование отгрузочных документов.

• С финансовым отделом (бухгалтерией): передача информации об оплатах, закрывающих документов, решение вопросов по просроченной дебиторской задолженности.

• С юридическим отделом: согласование нестандартных условий в договорах.

4. Контроль финансовых потоков

• Отслеживание поступлений оплат от клиентов.

• Сверка платежей со счетами.

• Контроль дебиторской задолженности: подготовка реестров просроченной задолженности, напоминание менеджерам о необходимости связаться с клиентом для погашения долга.

• Участие в актах сверки взаимных расчетов с контрагентами.

5. Аналитика и отчетность

• Формирование регулярных отчетов для руководства:

- Отчет по продажам за период.

- Отчет по выполнению плана.

- Отчет по отгрузкам и остаткам.

- Отчет по дебиторской задолженности.

• Подготовка отчетов для менеджеров (например, по их личным продажам или по клиентам).

6. Поддержка менеджеров и клиентов (внутренняя)

• Ответы на внутренние запросы менеджеров по поводу статуса заказов, наличия товара, документов.

• Решение нестандартных ситуаций (например, срочный перенос даты отгрузки, замена товара в заказе).

• Обработка входящих звонков от клиентов по вопросам, связанным с документами, оплатой или статусом заказа (не с первичными продажами).

Требования:

• Усидчивость и стрессоустойчивость: работа монотонная, требует высокой концентрации, особенно в конце месяца/квартала.

• Организованность и многозадачность: необходимо одновременно вести несколько процессов.

• Техническая грамотность: уверенное владение ПК (Excel — на уровне продвинутого пользователя, 1С, CRM-системы), офисной техникой.

• Коммуникабельность: умение четко и грамотно излагать информацию как устно, так и письменно в рамках взаимодействия с коллегами.

• Знание CRM-систем (например, Bitrix24, Salesforce, amoCRM)

• Базовые знания в области бухгалтерского учёта и документооборота

• Владение Excel / Google Таблицами на уровне формул и сводных таблиц.

Мы предлагаем Вам:

Трудоустройство с первого дня, белая ЗП дважды в месяц, окладная часть + % за выполнение KPI.
Работа в офисе, оплачиваемые обеды, кофемашина и бесплатная парковка.
Гибридный график работы с часовым обеденным перерывом.
Индивидуальное рабочее место, набор канцтоваров, компьютер или ноутбук.
Активное участие в жизни компании, включая организацию двух масштабных корпоративов, а также предоставление дополнительных бонусов в виде подарков на дни рождения, новогодних сюрпризов для детей и корпоративного мерча.

Посмотреть контакты работодателя