Технический помощник заместителя директора по производству

1. Документационное и информационное обеспечение:

• Подготовка и оформление хозяйственных документов: заявки на материалы, инструменты, запчасти; акты выполненных работ (по ремонту, уборке, оказанию услуг); служебные записки.
• Ведение журналов и реестров, проведения планово-предупредительных ремонтов (ППР), эксплуатации транспорта.
• Сбор и систематизация данных для составления отчетов по хозяйственным расходам, потреблению энергоресурсов (вода, свет, отопление).
• Обработка входящей корреспонденции от подрядных организаций, поставщиков материалов и услуг.

2. Организационно-техническая поддержка:

• Подготовка и организация встреч, совещаний по хозяйственным вопросам (например, по планированию ремонта, благоустройству территории).
• Взаимодействие с подрядными организациями (клининговые, ремонтные, охранные службы) по поручению руководителя: запрос коммерческих предложений, согласование времени работ, приемка выполненных работ.
• Контроль сроков выполнения поручений заместителя директора, данных сотрудникам хозяйственных служб
• Организация процессов закупки хозяйственных товаров и материалов (хозинвентарь) в рамках установленных лимитов.
• Оперативное реагирование на заявки от других подразделений компании по вопросам функционирования офиса (сломался стул, не работает кондиционер, протечка).

3. Работа с данными и системами:

• Ведение и обновление баз данных по поставщикам хозяйственных товаров и услуг.
• Подготовка отчетов в Excel по расходованию материалов, топлива, других хозяйственных ресурсов.
• Помощь в составлении и контроле бюджета на хозяйственные нужды.

4. Контрольные и надзорные функции (по поручению):

• Контроль соблюдения графика уборки помещений и прилегающих территорий.
• Проверка наличия и состояния материальных ценностей (оргтехника, мебель, хозяйственный инвентарь).
• Мониторинг работы транспорта компании: проверка путевых листов, сроков прохождения ТО.
• Контроль соблюдения норм эксплуатации помещений и оборудования.

5. Обеспечение хозяйственных процессов:

• Составление и отправка заявок на обслуживание и ремонт офисной техники, мебели, систем вентиляции и кондиционирования.
• Организация вывоза мусора, утилизации оргтехники и других отходов.
• Помощь в организации корпоративных мероприятий с хозяйственной точки зрения (расстановка мебели, оформление, логистика).