Офис-менеджер

Ищем аккуратного и системного офис‑менеджера, который держит ритм офиса и документооборота: встречает гостей, наводит порядок в процессах, организует работу сервисов и следит, чтобы всё было «по регламенту» и вовремя.

---

## Задачи (по приоритету)

1. Делопроизводство и документооборот

— регистрация и маршрутизация входящих/исходящих документов;

— подготовка приказов/доверенностей, формирование архива;

— сопровождение согласования договоров по регламенту;

— ведение реестров, контроль сроков и напоминания ответственным (в связке с бухгалтерией/юристами).

2. Приём гостей и коммуникации

— встреча посетителей, выдача пропусков, переговорные;

— входящие звонки, единое окно для курьерских служб;

— корреспонденция и почта — кратко: сортировка и адресное распределение по чек‑листу (без «тотального мониторинга» переписки).

3. Организация офисного порядка (через процессы)

— координация подрядчиков: клининг, снабжение, техподдержка, вода/канцтовары;

— еженедельные обходы по чек‑листу рабочих зон и переговорных;

— управление заявками сотрудников через сервис‑деск/чат, контроль SLA;

— учёт и пополнение расходников;

— взаимодействие со службой безопасности/арендодателем (доступы, пропуска, инциденты).

> В задачах нет ведения соцсетей, курирования водителей и прочего SMM/логистики — этим занимаются профильные роли.

---

## Инструменты

1С, Bitrix24 (или аналог CRM/документооборота), Excel/Google Sheets (реестры, базовые формулы и сводные), корпоративная почта/календарь.

---

## Требования

* Опыт в офис‑администрировании/делопроизводстве 3+ лет в компаниях от 20–50 сотрудников;

* навык наведения порядка в процессах и хранения документов;

* грамотная деловая переписка, клиентоориентированность на ресепшн;

* дисциплина сроков, аккуратность, устойчивость к многозадачности.

---

## Условия

* Оформление с первого дня, график 5/2;

* стабильные выплаты (аванс/зарплата), отпуск и больничные по ТК;

* рабочее место в центре, оборудованные переговорные;

* прозрачные зоны ответственности и поддержка руководителя.

--

## Показатели испытательного срока (3 месяца)

* Документы и реестры ведутся по стандарту (ошибки < 1%, актуальность 100%);

* Договоры проходят согласование в срок по регламенту;

* Курьерские и почтовые отправления — день‑два;

* Чек‑листы офисного порядка выполняются еженедельно

--

## Этапы отбора

1. короткое знакомство (15 минут, онлайн/по телефону);

2. практическое задание (мини‑реестр + пример маршрута согласования);

3. встреча в офисе.