Специалист проектного офиса

ГК «Тамаки» - один из ведущих (лидирующих, быстрорастущих) производителей продуктов питания японской и паназиатской кухни. Активный участник федеральных государственных программ, а также ведущих экономических форумов и международных выставок. Работаем с 85 субъектами РФ, а также в 16 странах мира. Поставляем продукцию ключевым дистрибьюторам, а также на полки популярных гипермаркетов и маркетплейсов. За 15 лет успешной работы выросли до двух производственных площадок в г. Люберцы и недавно построили собственный современный производственно-логистический комплекс в г. Лыткарино.

Мы продолжаем активно развиваться и сейчас, в связи с развитием ПК «Тамаки» в Детском городке ЗИЛ (стр. 61), мы приглашаем Специалиста проектного офиса!

Задачи, которые вам предстоит решать (процессы, которые необходимо организовывать):

• Организация и контроль ведения документооборота проектов в рамках ПО.

• Подготовка, корректировка и контроль оформление проектной документации.

• Контроль соблюдение положений, регламентов, инструкций проектного офиса.

• Подготовка и регулярное обновление информации по проектам в 1С ДО.

• Контроль соблюдения сроков выполнения задач проектов по план-графикам.

• Осуществление сбора, хранение и предоставление необходимой проектной документации.

• Отслеживание статусов и выполнение ключевых этапов проекта.

• Информирование руководителей проектов о ключевых вехах проектов.

• Участие в совещаниях с руководителями проектов по статусу проектов и подготовке производства, протоколировать совещания.

• Составление отчетности по запросу руководителя в установленные срок.

• Подготовка согласования протоколов совещаний (в СЭД), контроль исполнение задач ответственными исполнителями.

• Обеспечение Директора по управлению и развитию бизнес-процессов достоверной информацией о ходе реализации проектов, планов-графиков и выполнении поручений ответственными лицами.

• Систематизирование и ведение накопленной базы знаний (архива проектов).

• Обеспечение информационной поддержки всем участникам реализации проектов.

• Рассылка документации и материалов по проектам заинтересованным сторонам.

• Участие в ведении единой базы проектов Компании (мониторинг поступления новых проектов в работу, контроль статуса проектов в процессе их выполнения, контроль закрытия проектов).

• Помощь руководителю проектов в подготовке справок, презентаций, совещаний, отчётов в рамках реализации проектов.

• Сбор информации о статусе выполнения задач по проектам от исполнителей.

• Формирование и предоставление отчетов о ходе выполнения проектов (отчеты по план-факт трудозатратам / себестоимости, срокам задач / этапов проекта и т.п.) по запросу.

• Исполнение поручений руководителя проекта (РП) и участие в организации и управлении Проектом.

• Контроль исполнения договоров с подрядными организациями.

• Информирование Руководителя Проектного офиса обо всех выявленных нарушениях и недостатках выполняемой работы.

• Запуск в ЭДО договоров с контрагентами.

• Выполнение подбора информации в помощь менеджеру проекта для совещаний с заказчиком, с руководством.

• Осуществление и контроль входящей и исходящей корреспонденцией по проекту.

• Выполнение подготовки, согласования, оформления и отправку официальных писем, служебных записок.

• Работа во внутренних учетных системах и базах компании.

• Участие в формировании пакета необходимой проектной документации.

• Взаимодействие с подрядными организациями на уровне документооборота.

• Отслеживание сроков и трудозатрат проектов.

• Контроль хода ведения работ проекта.

• Контроль результатов, сроков и трудозатрат по всем задачам участников проектной команды.

• Своевременное информирование руководителя проекта и куратора об отклонениях по отношению к плановым значениям.

• Ведение документации, контроль выполнения договорных обязательств;
• Оформление командировок, поддержка руководителей проектов в ежедневных задачах.
• Ведение документооборота, работа с первичной документацией, сверка взаиморасчетов с контрагентами;
• Взаимодействие со всеми службами компании (бухгалтерия, юристы, кадры и др.);
• Участие во встречах и фиксация договоренностей;

• Подготовка презентаций.

Мы предлагаем:

• Оформление по ТК РФ и официальную заработную плату;
• График 5/2 (ПН-ПТ) с 08:00 до 16:30 - график сбалансирован так, чтобы можно было строить не только карьеру;
• Бесплатное и вкусное питание, комфортные зоны для приема пищи;
• Доставку корпоративным транспортом (из точек в Люберцах и Лыткарино) до и после рабочего дня;
• Поощрение и поддержку инициатив, желания развиваться, улучшать и рационализировать бизнес-процессы;
• Подарки для сотрудников и детей сотрудников на праздники;
• Поддерживающую и развивающую корпоративную культуру;
• Гарантии надежности и стабильности – работу в компании, которой можно гордиться!

Наш идеальный кандидат:

• Имеет высшее профессиональное образование и аналогичный опыт работы;
• Не боится ответственности и горит желанием проявить себя;
• Желателен опыт работы с аналогичным функционалом.