Личный помощник (Executive Assistant / Operations Integrator)

Обязанности:

О компании и руководителе

Я — предприниматель, управляю сетью гостиниц и инвестиционными проектами в России и за рубежом. Работаю в режиме высокой динамики: несколько компаний, локаций и команд.

Мне необходим надёжный, спокойный и структурированный помощник — человек, который возьмёт на себя управление информацией, поручениями и коммуникацией, обеспечивая исполнение задач на 100 %.

Миссия роли:

Главная цель: освободить руководителя от операционного контроля и постоянного мониторинга, обеспечить выполнение всех поручений и спокойствие системы.

Роль: связующее звено между стратегией и исполнением.

Позиция: правая рука, доверенное лицо, интегратор процессов и людей.

Зона ответственности:

1. Координация и контроль поручений

• Быть во всех рабочих чатах с руководителем и командой.

• Фиксировать каждое поручение, контролировать сроки исполнения.

• Формировать и обновлять реестр задач (Notion / Excel / CRM).

• Отслеживать отчётность сотрудников и напоминать о дедлайнах.

2. Коммуникации

• Через 2 мес. — отвечать на 70 % стандартных вопросов от имени руководителя.

• Через 6 мес. — до 90 % рутинных коммуникаций.

• Понимать контекст бизнеса и тон коммуникаций.

3. Управление командой

• Контроль подчинённых руководителя: кто, что, когда делает.

• Помощь в постановке KPI, отслеживание выполнения, формирование коротких отчётов.

4. Финансовая координация

• Контроль ведения реестров долгов, оплат, партнёрских взаиморасчётов.

• Напоминание финансистам о сроках и отчётности.

5. Тайм-менеджмент и организация

• Ведение личного календаря руководителя, планирование недели.

• Подготовка встреч, созвонов, поездок.

• Ведение базы контактов, документов и шаблонов (“база знаний”).

6. Личные поручения

• Выполнение личных и административных задач руководителя 24/7 (за исключением личных границ).

• Абсолютная лояльность, вежливость и надёжность.

​​​​​​​

Требования:

Опыт и навыки

• Опыт работы личным / исполнительным / операционным помощником первых лиц, project-менеджером или офис-координатором от 3 лет.

• Опыт ведения нескольких потоков задач, реестров, календарей.

• Владение Excel / Google Sheets, Notion, Trello / Asana, Google Workspace.

• Умение управлять людьми, задавать сроки, требовать результат корректно.

• Понимание основ HR и KPI-менеджмента.

• Грамотная письменная и устная речь.

Личностные качества

• Абсолютная надёжность и лояльность.

• Высокая самоорганизация, структурность, внимательность к деталям.

• Спокойствие, отсутствие раздражительности, умение держать тон даже под давлением.

• Эмпатия, умение “прочитать” настроение и стиль руководителя.

• Терпимость к изменчивой среде, готовность работать в динамике.

• Склонность к порядку и аккуратности, но без навязчивого перфекционизма.

Мы подойдём друг другу, если вы

• Умеете брать ответственность и не теряете задачу, пока она не решена.

• Получаете удовольствие от порядка и ясности.

• Не раздражаетесь, когда нужно что-то уточнить или повторить.

• Умеете одновременно быть твёрдым руководителем и мягким коммуникатором.

• Ищете не “временную работу”, а постоянное партнёрство на годы.

Условия:

• Фиксированный оклад от 300 000 ₽ (возможна индексация по результатам).

• Ежемесячная премия за точность и самостоятельность.

• Гибкий график, удалённая работа, но постоянная доступность (онлайн 24/7).

• Долгосрочные отношения, юридическое оформление, NDA.

• Возможность роста — руководитель административного блока / COO.

Местоположение: не имеет значения — работа онлайн

Тип занятости: долгосрочная, постоянная

Руководитель: собственник международного инвестиционного и гостиничного бизнеса

Как откликнуться:

Отправьте краткое сообщение в свободной форме:

1. Несколько слов о себе.

2. Почему вам близка эта роль.

3. Ваш опыт с руководителями или проектами, где вы отвечали за всё.