Администратор коммерческого департамента

Сочи, улица Ленина, 246

Описание вакансии

Цель должности:

Обеспечение эффективной организации и бесперебойного функционирования коммерческого департамента. Поддержка руководителя и сотрудников коммерческого отдела в выполнении ежедневных задач. Обеспечение документооборота, коммуникаций и административной поддержки для коммерческих процессов. Повышение оперативности обработки заказов, договоров и взаимодействия с клиентами и партнёрами.

Сопровождение текущей деятельности и процессов коммерческого департамента и входящих в него подразделений – отдела рекламы и маркетинга, отдела продаж.

Сопровождение текущей деятельности смежных подразделений – телефонного центра, отдела аналитики и отдела качества.

Обязанности:

Ведение, контроль и систематизация договоров, коммерческих заявок, счетов, актов, иных документов по проектам.

Взаимодействие с подрядчиками и контрагентами по сбору и направлению учредительных документов.
Согласование документов и договоров внутри Общества, в 1С, с контрагентами и ответственными исполнителями. Организация подписания NDA договоров и актов на бумажном носителе и в ЭДО
Контроль регламентных сроков согласования документов;

Отслеживание исполнения задач, поставленных руководителем департамента и другими ответственными лицами;
Контроль за выполнением сотрудниками коммерческого блока регламентов и процедур компании.
Заведение в банковское ПО заявок на открытие счетов-эскроу и аккредитивов
Контроль наличия и остатков сувенирной продукции и POS-материалов
Ведение протоколов внутренних и внешних совещаний с участием сотрудников коммерческого департамента и смежных подразделений
Взаимодействие с секретарем компании по отправке документов между офисами и контрагентами

Требования:

Высшее образование

Знание программного обеспечения (уверенный пользователь) Word, Excel, Powerpoint, 1С
Понимание бизнес-процессов и особенностей работы коммерческого отдела в сфере недвижимости и девелопмента, включая специфику сделок с клиентами и подрядчиками
Знание нормативных и правовых аспектов, связанных с коммерческой деятельностью, договорами и конфиденциальностью
Базовые знания маркетинга и продаж, которые помогают лучше понимать роль отдела и специфику поддержки коммерческих процессов