Офис-менеджер

Офис- менеджер

Вас приветствует Avanta Russia — ведущая международная компания, предоставляющая решения в сфере подбора и управления персоналом. Мы работаем на российском рынке с 2002 года и предлагаем широкий спектр услуг, включая подбор постоянных и временных сотрудников, аутсорсинг бизнес-процессов и многое другое!
Мы ищем энергичного и ответственного Офис- менеджера для работы на проекте нашего клиента — крупной компании в Москве. Если вы хотите стать частью динамичной команды и внести свой вклад в успешное функционирование офиса, то эта вакансия для вас!

Обязанности:

• Организация почтовых отправок, получения почты и взаимодействие с курьерскими службами.
• Регистрация входящей и исходящей документации, ведение реестров.
• Составление официальных писем.
• Перевод документации с привлечением агентства (английский, немецкий язык).
• Оформление Доверенностей для сотрудников на ТМЦ и на право подписи согласно матрице ответственности.
• Предоставление счетов и закрывающих документов в рамках своей ответственности, содействие в выверке расчетов при необходимости.
• Координация корректной работы колл-центра при необходимости.
• Корректное распределение 100% входящих звонков в рабочее время.​​​​​
• Заключение и администрирования договоров с поставщиками и подрядчиками.
• Взаимодействие с арендодателем, заказ пропусков, контроль расхода электроэнергии, оформление страхования офиса, взаимодействие с администрацией БЦ по всем возникающим вопросам.
• Контроль уборки офиса.
• Обеспечение офиса канцтоварами, хозтоварами и пр.
• Обеспечение бесперебойной работы офисной техники, кофе машины и пр.
• Встреча гостей, клиентов компании.
• Заказ визиток, оформление и согласование макетов.
• Поддержание актуальности списка контактов сотрудников компании.
• Помощь в организации тендера и переоформление договора ДМС и ВЗР.
• Контроль услуг по такси.
• Организация поездок сотрудников и клиентов, визовая поддержка сотрудников и клиентов, координация работы тревел агентства.
• Обеспечение сотрудников корпоративной мобильной связью, оптимизация тарифов.
• Взаимодействие с лизинговой компанией:
• Оформление доверенностей.
• Организация заказа новых авто, возврата, передачи, ремонта.
• Контроль договорных условий.
• Поддержка сотрудников в решении возникающих вопросов, связанных с авто и лизингом.
• Контроль экономической целесообразности расходов и нормального уровня ставок/цен на услуги/материалы в зоне ответственности.
• Проведение тендеров по поставкам услуг и материалов, оптимизация расходов.
• Повышение уровня сервиса для внешних и внутренних клиентов.
• Выполнение поручений генерального директора и руководителей отделов

Требования:

• Опыт от года
• Знание иностранных языков

• Знание excel (впр, таблицы, несложные формулы)

• Знание 1С

• Неполная занятость 2-3 раза в неделю по 4-6 часов c перспективой перевода на полный рабочий день

• Офис БЦ «Ритм»,

• Деловой стиль одежды на рабочем месте – белая блузка/рубашка, тёмные брюки/юбка

• Оклад 478 руб/час на руки.