Делопроизводитель

Основные обязанности:

1. Регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции:

• Распределение входящей корреспонденции по отделам и сотрудникам управления в соответствии с резолюциями руководителя.

• Подготовка и оформление исходящей корреспонденции (писем, запросов, ответов и т.д.) в соответствии с установленными стандартами и требованиями делопроизводства.

2. Организация документооборота управления:

• Ведение номенклатуры дел управления.

• Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

• Обеспечение сохранности документов.

• Своевременная передача дел в архив.

• Организация оперативного хранения документов.

• Отслеживание сроков исполнения поручений, содержащихся в документах.

• Уведомление ответственных исполнителей о приближении сроков исполнения.

• Подготовка отчетов о состоянии исполнительской дисциплины.

роль исполнения документов:

3. Подготовка и оформление организационно-распорядительной документации:

• Подготовка проектов приказов, распоряжений, положений, инструкций и других организационно-распорядительных документов.

• Оформление документов в соответствии с установленными требованиями.

• Регистрация и учет организационно-распорядительных документов.

4. Выполнение поручений руководителя управления:

• Выполнение текущих поручений руководителя, связанных с организацией делопроизводства.

• Подготовка информационных материалов и справок по запросу руководителя.

5. Работа с заключенными Договорами в рамках 44-ФЗ, 223-ФЗ

• Приемка исполнения контрактов: приемка товаров, работ, услуг в составе комиссии,
• установление соответствия поставленных товаров (работ, услуг) условиям и требованиям заключенного контракта/договора;
• подтверждение факта исполнения поставщиком (подрядчиком , исполнителем) обязательств по передаче товаров, результатов работ и оказанию услуг;
• Изучение условий государственного контракта или договора;
• Проведение анализа представленных поставщиком (подрядчиком, исполнителем) результатов (в том числе отчетных документов), предусмотренных государственным контрактом/договором, а также иных документов (например, товарно-транспортных документов, товарных накладных, документов изготовителя, инструкций по применению товара, паспортов на товар, сертификатов соответствия, доверенностей, актов выполненных работ, актов оказанных услуг и т.д.), предусмотренных государственным контрактом/договором;
• Проведение визуального осмотра поставленных товаров, результатов выполненных работ (оказанных услуг), результатов отдельного этапа исполнения государственного контракта/договора.

-Взаимодействие с контрактной службой и отделом бухгалтерии по работе с казначейством.

• Оформление результатов проведенного исследования товаров, услуг и внесение актов о приемке в электронный документооборот.

Требования к квалификации:

• Образование: среднее профессиональное или высшее.

• Опыт работы: не менее 2-х лет в сфере делопроизводства, либо опыт работы с закупками по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

• Знание:

• Основ законодательства РФ в сфере делопроизводства и архивного дела.

• Федеральный закон от 25.12.2008 №273-ФЗ «О противодействии коррупции»

• Федеральный закон №44-ФЗ от 5 апреля 2013 года называется «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»

• Федеральный закон №223-ФЗ от 18 июля 2011 года называется «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».

• Делового этикета

• Навыки:

• Работа с компьютером на уровне уверенного пользователя (MS Office, СЭД).

• Работа с оргтехникой.

• Ведение деловой переписки.

• Грамотная устная и письменная речь.

• Коммуникабельность.

• Ответственность.

• Внимательность.

• Исполнительность.

• Обучаемость.

Условия:

• График работы 5/2 c 09:00 до 18:00, в пятницу до 17:00.