Секретарь руководителя

- составлять график деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, организует указанные мероприятия;

- согласовывать телефонные переговоры, встречи и мероприятия с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками;

- информировать руководителя о регламенте намеченных мероприятий;

- предупреждать о приближении времени намеченных мероприятий;

- оказывать помощь руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций;

- оформлять программы поездки, уточняет особенности протокола планируемых мероприятий;

- подготавливать документы к поездке руководителя;

- прорабатывать маршрут руководителя, увязывает его с расписанием транспорта;

- обрабатывает материалы командировки, оформляет отчет о командировке;

- организовывать командировки руководителя (покупка билетов, бронирование гостиниц, аренда помещений, транспорта и т.д.);

- организовать личный прием посетителей руководителем;

- выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем;

- вести и оформляет протоколы заседаний и совещаний;

- осуществлять сервировку чайного (кофейного) стола в офисе;

- подготавливать повестку дня мероприятия, оформлять список участников;

- информировать предполагаемых участников о намечаемом мероприятии и условиях участия;

- оказывает помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов;

- организовывать сервисное обслуживание во время кофе-пауз;

- организовывать культурно-массовые мероприятия, транспортное и гостиничное обеспечение;

- осуществлять документальное оформление решений руководителя;

- обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;

- получать, предварительное рассмотрение и сортирует поступающие в приемную руководителя документы;

- проверять комплектность поступающих в приемную руководителя документов;

- подготавливать документы для рассмотрения руководителем;

- вести учет документов, поступающих на имя руководителя;

- информировать работников организации о решениях руководителя;

- организует обмен информацией между подразделениями и должностными лицами организации;

- оповещать работников о предстоящих мероприятиях;

- информировать руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам;

- вести делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

- принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию и регистрацию в системе электронного документооборота «ДЕЛО», и передает после ее рассмотрения руководителем учреждения, в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

- по поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем, отправляет корреспонденцию;

- осуществлять контроль за исполнением работниками учреждения изданных приказов, распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя учреждения взятых на контроль; информирует исполнителей о сроках выполнения поручений​​​​​