Офис-менеджер

В ДРУЖНУЮ КОМАНДУ ХОЛДИНГА "РОКФОР КЕЙТЕРИНГ" И EVENT АГЕНТСТВА "ЛЮДИ" ТРЕБУЕТСЯ ОФИС- МЕНЕДЖЕР/БИЗНЕС АССИСТЕНТ

На этой должности ты будешь заниматься организацией и сопровождением административных процессов, которые помогают всей компании работать чётко и без сбоев. Твоя зона ответственности делится на 4 крупных блока. Ниже ты найдёшь описание каждого из них и конкретные задачи, за которые ты будешь отвечать

Блок 1. Бесперебойная работа отдела продаж

Этот блок охватывает все задачи, которые помогают отделу продаж работать быстро, точно и эффективно. Твоя задача — сделать так, чтобы все процессы сопровождения сделок были организованы, а системы работали без сбоев.

Ты будешь:

• Готовить документы для клиентов (счета, договоры, акты, УПД)

• Разносить оплаты по CRM (вносить информацию об оплатах клиентов)

• Удалять из CRM нецелевые или неактуальные сделки

• Добавлять новые блюда в систему учёта IIKO

• Обновлять позиции на сайте (при добавлении нового меню)

• Готовить и производить оплату агентских комиссий

• Отправлять клиентам сообщения через WhatsApp по шаблону

• Собирать клиентскую базу для повторного прозвона менеджерами

• Контролировать и устранять неполадки в CRM, IIKO, WhatsApp, телефонии и интернете

• Оформлять возвраты денежных средств клиентам

• Собирать заявки на канцелярию от отделов и оформлять заказ

• Переводить завершённые сделки в архив (шестой этап в CRM)

Блок 2. Отчёты и администрирование

Здесь ты работаешь с цифрами, документами и учётом — обеспечиваешь прозрачность и контроль.

Ты будешь:

• Вести таблицы: по финансам, по агентам, по источникам заказов, по конверсии и по NPS

• Анализировать работу менеджеров

• Архивировать документы по клиентам, поставщикам и сотрудникам

• Фиксировать ошибки, допущенные менеджерами, по согласованию

• Оплачивать сервисы (например, лицензии, сайт, фискальный накопитель и т.д.)

• Вносить корректировки в чек, если есть ошибки по кассе

Блок 3. Задачи по всей компании

Этот блок объединяет задачи, которые касаются не только отдела продаж, но всей команды.

Ты будешь:

• Вести график сотрудников

• Распечатывать объявления (например, поздравление с днём рождения, информация о мероприятиях и т.д.)
• Размещать информацию о вакансиях, проводить первичное собеседование
• Фиксировать предложения и идеи сотрудников из внутреннего «Банка идей»

Блок 4. Несистемные задачи от руководителей

Здесь собраны задачи, которые ты будешь выполнять по мере поступления от руководства.

Ты будешь:

• Участвовать в еженедельных собраниях и отчитываться по выполненным задачам

• Получать задачи от руководителей и фиксировать их в программе, отслеживать исполнение