Помощник руководителя / Руководитель административно хозяйственного отдела (АхО)
Помощник руководителя / Руководитель административно хозяйственного отдела (АхО)
Москва, улица Бутлерова, 17
Метро: ВоронцовскаяОписание вакансии
Обязанности руководителя АХО:
- Управление работой офис-менеджера, постановка задач и контроль их исполнения.
- Контроль и обеспечение жизнедеятельности офиса (канцтовары, хозяйственные товары и иные товарно-материальные ценности, необходимые для работы офиса).
- Определение потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса.
- Организация и ведение учета административно-хозяйственного обеспечения, порядка получения товарно-материальных ценностей сотрудниками.
- Организация ремонта, модернизации помещений или переезда, при необходимости, контроль качества выполнения работ.
- Обеспечение готовности рабочих мест к эксплуатации, контроль наличия рабочего оборудования;
- Взаимодействие с Управляющей компанией, арендодателем, контроль работы клининговой службы;
- Ведение документации необходимой для работы офиса, оформление необходимых документов для заключения договоров на проведение работ и оказание услуг сторонними организациями, предоставление отчетности руководству.
- Контроль бюджета, рационального расходования материалов и финансовых средств, выделяемых для хозяйственных целей и на офисные нужды, предоставление отчетности по расходу бюджета.
- Выполнение поручений руководителя.
Обязанности личного ассистента руководителя:
- Планирование рабочего графика руководителя: ведение календаря, согласование встреч, онлайн-совещаний и т.п.
- Своевременное и качественное исполнение поручений руководителя. - Сбор, систематизация и предоставление необходимых документов.
- Поддержание деловой переписки и коммуникационных стандартов.
- Встреча гостей, контроль оформления пропусков и парковок.
- Организация онлайн и очных совещаний и встреч с руководителем: создание и ведение зум-конференций, бронирование переговорных и др. мест для проведения встреч, организация кофе-брейков, обеспечение технической поддержки.
- Фиксация поставленных задач, контроль их своевременного исполнения, работа с дедлайнами.
- Подготовка и контроль повесток встреч, напоминаний и материалов для встреч.
- Координация взаимодействия подразделений и исполнителей.
- Подготовка статусов, сводных отчётов и детальных комментариев для руководителя.
- Организация участия руководителя в мероприятиях: взаимодействие с приглашающей стороной, составление писем и запросов, организация пропусков и парковки.
Организация командировок руководителя (по запросу): бронирование отелей, покупка, обмен, возврат билетов, контроль наличия всех необходимых документов: чеки, счета, акты, посадочные и пр.
- Взаимодействие с партнерами (по запросу руководителя), согласование условий сотрудничества, контроль документального оформления и предоставления своевременной отчетности.
- Коммуникация с госорганами и внешними контрагентами: составление писем и запросов, контроль отправки и получения корреспонденции.
- Другие поручения руководителя.
Требования:
Наши ожидания:
- Опыт работы на аналогичной позиции от 2-х лет желателен.
- Уверенный пользователь ПК. Владение MS Office, умение работать с почтой и календарями.
- Знание оргтехники желательно.
- Навыки делопроизводства и документооборота.
- Навыки делового общения и деловой переписки.
- Ответственность, исполнительность и оперативность.
- Хорошие организаторские способности.
- Высокая организованность, проактивность и аккуратность.
- Умение работать в многозадачной среде и расставлять приоритеты.
- Коммуникабельность, вежливость и уверенное деловое общение
- Аккуратность в ведении учета.
Условия:
- Работа в благотворительном Фонде с профессиональной командой.
- Уровень з/п обсуждается с кандидатом индивидуально.
- Полная занятость. Частично удаленный формат работы обсуждается; 5/2 (Сб, Вс - выходные).
- Оформление в соответствии с законодательством РФ.
- Предоставляется постоянное рабочее место в офисе Фонда (дизайнерский бизнес-центр Neo Geo в шаговой доступности от м. Калужская).
- Непосредственное подчинение Президенту Фонда.
- Возможность корпоративного обучения.
- В Фонде действует программа ДМС.