Офис - менеджер (начинающий менеджер по персоналу)

Привет!
Мы — продуктовая компания Ivalar-Partners — резидент Сколково, компания с собственными производствами и брендами в четырёх направлениях:

• Мягкие игрушки (Totty-Toys)

• Уходовая косметика для животных (Spets)

• Товары для дома

• Электроника и гаджеты

Развиваем каналы продаж: маркетплейсы, B2B и розницу. Внедряем ИИ и внутренние обучающие программы для всех уровней команды — от склада до топ-менеджмента.

Сейчас мы ищем в команду человека-систему: перфекциониста , сильного в Excel/Google Sheets и Bitrix24, который умеет быстро находить информацию, грамотно переписываться и договариваться между подразделениями.

Какие задачи предстоит решать:

• Расходы офиса и учёт. Заказ канцтоваров/воды/еды (Комус), контроль бюджета и учёт затрат.

• Оплаты сервисов. Корпоративные карты: Zoom, рабочие приложения, домены/почты, API-доступы; контроль сроков продлений.

• 1С и платежи. Заведение заявок/платёжных поручений, контроль статусов оплат, оформление доверенностей на ТМЦ, создание карточек новых юрлиц, ведение данных учредителей.

• Почта и логистика. Почта России — ногами (забирать/отправлять письма), курьеры/СДЭК, рассылки и трекинг отправлений.

• Связь. Оплата и учёт корпоративной мобильной связи, выдача/регистрация SIM, контроль расходов по номерам.

• IT и доступы. Создание корпоративных e-mail, Bitrix24 (учётки, роли), оперативная помощь сотрудникам по “как сделать в Bitrix”.

• Договорный контур. Пересылка договоров юристам/подрядчикам, сбор правок, контроль подписания и возврата комплектов; проставление печатей/подписей для удалённых сотрудников и пересылка обратно.

• Аренды и сервисы. Оплата/контроль ИТ-серверов, аренды офисов/помещений; коммуникация с арендодателями; редкая проверка штрафов (по необходимости).

• Мероприятия. Организация офисных событий и выездных сессий (фуршет, площадка, проживание/логистика).

• Локальная офисная рутина. Рабочие места, клининг, кухня, парковка — SLA и порядок.

• HR-блок (минимум): встреча новичков, ответы “куда бежать и где документ”; дни рождения (заказ цветов/открыток на производство и в офис), контроль и оплата курсов английского (50% компенсации), оплата Marpla (A/B-тесты); экзит-интервью при увольнениях (короткая фиксация причин).

• Входная точка. Приём и маршрутизация любых оргвопросов: командировки, стандарты, “где взять документ”.

Обязательный опыт:

• От 3 лет в роли офис-менеджера / администратора / секретаря в офисе (не удалёнка).

• Регулярные коммуникации и переговоры с партнёрами/контрагентами и внутренними заказчиками.

• Опыт организации офисных и выездных мероприятий (фуршеты, проживание, логистика).

Ключевые знания и навыки:

• Excel / Google Sheets — продвинутый уровень : сводные, проверка данных, условное форматирование, базовые дашборды; аккуратный учёт расходов.

• Bitrix24 — администрирование: создание/деактивация учёток, права и роли, группы, чек-листы, шаблоны задач, базовые отчёты.

• Корпоративная почта: быстрое создание ящиков.

• Финансовая дисциплина: внимательный разбор и контроль расходов, ведение лимитов по статьям, своевременные продления подписок/сервисов.

• Документооборот: аккуратная пересылка и сопровождение договоров/комплектов, нумерация и хранение так, чтобы любой документ был найден за минуты.

• Цифровая аккуратность: корректность реквизитов, конфиденциальность, работа по чек-листам и SLA.

Личные качества:

• Грамотная устная и письменная речь.

• Стрессоустойчивость и договороспособность с «разными» людьми.

• Системность, ответственность, внимание к деталям и цифрам.

• Готовность к: дойти/забрать/занести, поставить печать, отправить.

Что мы предлагаем:

• График 5/2, рабочий день 8 часов.
• Через полгода — компенсация 50% стоимости обучения.
• Работа в стабильной компании с собственными производственными направлениями.

• Оклад 55 000 (net) + Квартальный KPI до 70 000 (полностью белая)

• 2 выплаты в месяц, всё вовремя

• Скидки на продукцию, подарки детям

• У нас не принято работать по выходным и перерабатывать — ценим фокус, а не выгорание