Помощник руководителя

• Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя;
• принимать поступающую на исполнение и рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятой резолюцией в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования / подготовки ответов, доводить до сведения исполнителей контрольные сроки, осуществлять рассылку поручений и указаний, согласовывать и фиксировать перенос контрольных сроков и неисполненные поручения;

• выполнять операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии управленческих решений руководителем;

• принимать документы и личные заявления на подпись руководителя, проверять их корректность, общее содержание, правильность оформления, четкость формулируемых запросов, наличие виз согласования;

• осуществлять проверку проектов документов (организационно-распорядительных, договорных, планов, программ, заявок), направленных на согласование руководителя, обеспечивать его изучение представленных проектов, запрашивать оценку проектов у руководителей структурных подразделений, фиксировать в системе электронного документооборота факт согласования проектов / вынесения замечаний от имени руководителя.
• Проводить мониторинг директив (резолюций) и поручений вышестоящих инстанций (в т.ч. ЦАУК) в адрес руководителя, зафиксированных в ОРД, протоколах совещаний, во входящей корреспонденции, служебных переписках, заблаговременно информировать руководителя о подходящих сроках исполнения и предоставления отчетности.
• Выполнять работу по подготовке совещаний под председательством руководителя (оповещение участников о времени, месте проведения, способе связи, повестке). Вести протоколы заседаний и совещаний по поручению руководителя, следить за соблюдением временного регламента, организовывать специалистов связи в части выполнения подключений к переговорным комнатам, доводить до сведения исполнителей принятые в результате совещаний решения путем рассылки утвержденных и надлежащим образом оформленных протоколов.
• Организовывать планирование рабочего дня руководителя на ежедневной основе, обеспечивать участие руководителя или делегируемого им сотрудника в совещаниях, вести график приема сотрудников и гостей. Информировать посетителей об изменениях в графике встреч, способствовать поддержанию высокого уровня деловой репутации и имиджа руководителя.

Требования:

• Высшее образование;

• Предпочтительный опыт работы помощником, ассистентом руководителя (генерального директора, заместителя генерального

  директора);

• Знание нормативно-методических документов, регулирующих сферу информации, документационного обеспечения управления;

• Навыки работы в режиме многозадачности;

• Грамотность (письмо, речь);

• Знание делового этикета;

• Уверенный пользователь ПК.

• Работа в крупнейшей нефтедобывающей компании Республики Саха (Якутия) (дочернее Общество ПАО «НК «Роснефть»);

• Конкурентная заработная плата, обсуждается по результатам собеседования;
• Добровольное медицинское страхование;
• Корпоративная пенсионная программа;
• Санаторно-курортное лечение;
• Страхование жизни и здоровья от несчастных случаев;
• Эргономичный офис в г. Иркутске