Офис-менеджер / помощник руководителя

Воронеж, улица Урицкого, 151

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию и личные заявления сотрудников организации, обрабатывать и передавать их в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
Вести делопроизводство, применять компьютерную технику, предназначенную для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;
Готовить документы и материалы, необходимые для работы директора, заместителя директора и руководителей структурных подразделений;
Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными
подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на
исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование;
Передавать и принимать информацию по телефону и электронной почте и своевременно доводить ее до сведения директора или руководителей структурных подразделений, переключать входящие телефонные звонки на номера сотрудников соответствующих подразделений и на руководителей организации;
По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы на них;
Организовывать прием посетителей;
Осуществлять контроль над исполнением работниками организации изданных
приказов и распоряжений, а также над соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;
Подбирать и заказывать у поставщиков все необходимые канцелярские товары для организации, обеспечивать рабочее место руководителя и руководителей структурных подразделений необходимыми канцелярскими принадлежностями;
Содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их
сохранность;
Обеспечивать оперативную связь со сторонними организациями и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности организации;
Готовить исполненную корреспонденцию к отправке по адресатам.

Требования:

Знание форм постановлений, распоряжений, приказов, нормативных документов, касающихся деятельности организации и ведения делопроизводства;
знание правил эксплуатации вычислительной техники, пользования приемно-переговорными устройствами и другой оргтехникой ;
знание правил печатания деловых писем с использованием типовых форм,

стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной

документации;
знание основ этики, эстетики и делового этикета;
знание правил делового общения.

Условия:
оформление по ТК РФ;
работа в современном и комфортном офисе в центре города;
оплата по результатам собеседования.