Менеджер (делопроизводство)

1. Контроль поступления закрывающих документов от поставщиков.

2. Разбор почты (фактической)

3. Поход на почту (получение , отправка)

4. Загрузка документов на диск (описано в пункте 1)

5. прикрепление ссылок на документы в МС (описано в пункте 1)

6.. Делать сканы документов

7. Помогать бухгалтерии рассылать Акты сверки

Контроль поступления закрывающих документов от поставщиков.

а) Проверить в программе “Мой склад “ по каким счетам заказы поступили , выявить по каким счетам нет закрывающих документов ,создать список и приступить к запросу документов.

б) Если у поставщика нет ЭДО а в оригинале не пришли документы , нужно их запросить и проконтролировать поступление их на склад. (оригинал требуется отсканировать выложить скан на гугл диск , а ссылку прикрепить к приемке в МС)

в) Если документы есть в ЭДО то , бухгалтер загрузит их в задачу , далее нужно их загрузить на гугл диск и прикрепить ссылку в МС

г) Так же если оригиналы документов привезли с грузом их нужно сразу отсканировать , скан выложить на гугл диск

Разбор почты фактическая

а) Вскрыть конверты которые получены:

1 . Если получено УПД - нужно зафиксировать получение в МС (поставить галочку) и убрать в папку по дате.

2. Если получен договор - а ) не подписан нами - отдать на подпись руководителю , как договор будет подписан один экземпляр убрать в папку, второй отправить по почте

б) подписан нами - убрать в папку .

3.Если получен Акт сверки а) не подписан нами - отдать на подпись руководителю , как будет подписан наш экземпляр убрать в папку , второй отправить почтой.

4. Подготовка документов к отправке по задачам в Битрикс

5. Отслеживание приемки товара клиентами (нужно через две недели после отгрузки запросить у клиента скан упд подписанный , для подтверждения фактыа приемки товара.

Поход на почту (получение , отправка)

В течении дня требуется делать сканы документов.

По запросу бухгалтерии нужно отправлять по почте акты сверки клиентам которые не подключены к ЭДО

Ведение архива документов