Операционный Ассистент

Operations Assistant (Операционный ассистент)
Мы растём и усиливаем операционную команду. Нам нужен ассистент, который возьмёт на себя организационные задачи, структурирует документы и процессы, будет фильтровать поток информации и помогать операционному менеджеру фокусироваться на ключевых решениях.

Что предстоит делать:

Документы и внутренние материалы

• Под руководством менеджера актуализировать Handbook для сотрудников.

• Собирать заметки и превращать их в стандарты и инструкции (SOP, чек-листы, FAQ).

• Помогать в подготовке отчётов и презентаций (статистика, цели, результаты).

• Поддерживать тексты и материалы для выступлений.

Автомобили и страховки

• Следить за сроками действия страховок, напоминать заранее и находить выгодные варианты.

• Контролировать сервис машин через fleet-сервис (ТО, уведомления, статусы).

Календарь и организация

• Вести календарь ключевых событий и дедлайнов.

• Управлять календарём операционного менеджера: встречи, приоритеты, задачи.

• Присутствовать на встречах и готовить краткие сводки по итогам.

Взаимодействие с командой

• Собирать обратную связь от сотрудников.

• Фиксировать ошибки и готовить встречи для их решения.

Фильтрация и поддержка

• Фильтровать входящие сообщения (e-mail, Slack и др.) по уровню приоритета.

• Самостоятельно закрывать простые задачи.

• Искать необходимую информацию (поставщики, регламенты, условия).

Кто нам нужен:

• Опыт в административных или операционных задачах.

• Умение структурировать информацию и вести документацию.

• Внимательность к деталям, организованность, умение держать дедлайны.

• Навыки деловой коммуникации и грамотный письменный язык.

• Уверенный английский.

• Способность фильтровать большие объемы информации, расставлять приоритеты и предлагать решения.

• Ответственность и аккуратность.

• Высокая скорость работы.

Условия:

• Удалённый формат работы.

• Полная занятость с 8am до 5pm по калифорнийскому времени (PST).

• Гибкая, живая команда.

• Возможность расти вместе с компанией и брать на себя больше ответственности.

• Возможность влиять на процессы - мы готовы тестировать новые идеи.