Production Assistant/Project Coordinator/Администратор проектов

Production Assistant/Project Coordinator/Администратор проектов/Ассистент продюссера

Hi! My name is Elena Volkova, and I’m looking for a production assistant to join our team.

About me
I’m the co-founder of the podcast studio "Zavarili" (Russia) and "Hatch Up" (Portugal). We created the first reality podcast about entrepreneurship in Russia — "Zavarili Business" — along with many other high-profile projects. Today, we work across multiple markets, including Portugal, the US, and the UAE, producing podcasts in both Russian and English.

Key responsibilities

• Handle business correspondence, primarily in English.

• Manage CRM: send follow-up emails and reminders to clients when conversations have stalled.

• Maintain and monitor the corporate calendar. For example: schedule meetings with clients while accounting for time zone differences; add events with all links, addresses, and travel times included; make adjustments if schedules change; remind all participants so no one misses a meeting.

• Organize offline meetings. For example: coordinate a recording slot for a host in Portland and a guest in Amsterdam; research video studios in both cities that meet technical requirements; book them for the right time; ensure both the host and guest arrive at the correct location without confusion.

• Keep track of deadlines. For example: if the final edit is due to the client by the 15th, and the rough cut must be ready by the 10th, your job is to remind all team members in the chain so deadlines aren’t missed.

Additional tasks (secondary priority, only if time allows):

• Sort and respond to emails.

• Oversee the SMM content calendar and publish posts on schedule.

• Draft posts based on provided materials.

• Conduct research on podcast guests using our template, collecting facts and biographical details.

• Handle one-off operational requests like “Please set up the integration between AMO CRM and Trello.”

This role is a fit for you if you:

• Are naturally detail-oriented — you don’t send the wrong link or mix up time zones.

• Never miss deadlines, are highly disciplined, and keep track of tasks.

• Communicate warmly and professionally in a business context.

• Are confident in written English and able to handle professional correspondence.

• Are comfortable with daily routine tasks.

• Always strive for quality — you simply can’t do a task poorly.

• Can work on a flexible schedule but remain available on weekdays between 9:00 and 20:00 WEST.

• Have experience with or can quickly learn tools such as Zoom, Google Calendar, Riverside, Calendly, AMO CRM, Tilda, LinkedIn, Miro, Notion, Trello, and ChatGPT. These are standard tools for scheduling, client management, research, and business communication.

What we offer

• Base rate: €800 (final compensation to be discussed with the selected candidate depending on experience and available working hours).

• Payment options: euros, rubles, or crypto.

• Fully remote position.

• Flexible working hours (on average, 4–8 hours per day, depending on our agreement — you decide when exactly to complete tasks).

• Clear and well-structured tasks with defined requirements.

• Regular, friendly feedback.

🦑 🦑 🦑

Привет! Меня зовут Елена Волкова, и я ищу ассистентку для нашего продакшена.

Обо мне:

Я соосновательница подкаст-студии «Заварили» (в России) и Hatch up (в Португалии). Мы сделали первый в России реалити-подкаст про предпринимательство — «Заварили бизнес»; и многие другие громкие проекты. Сейчас мы работаем для нескольких рынков, в том числе Португалии, США, ОАЭ. Делаем подкасты на русском и английском языках.

Ключевые задачи вакансии:

• вести деловую переписку, в основном — на английском языке;
• вести СРМ — то есть писать письма и напоминать о себе клиентам, с которыми разговор встал на паузу;
• вести и контролировать корпоративный календарь. Например, поставить встречу с клиентом, учитывая разницу в таймзонах. Аккуратно поставить её в календарь со всеми ссылками, адресами и учётом времени на дорогу. Если у кого-то что-то изменилось — внести изменения, согласовав со всеми сторонами. Напоминать о встрече всем участникам, чтобы все пришли.
• организовывать офлайн-встречи. Например, нужно найти подходящий слот для записи хоста в Портленде и гостя в Амстердаме. Найти студии видеозаписи, подходящие по ТЗ, в этих городах, забукать их на нужный слот, и сделать так, чтобы гость приехал в студию в Портленде, а хост — в Амстердаме и никто не заблудился.
• следить за дедлайнами. Например, мы должны отдать клиенту финальный монтаж к 15 числу, для этого черновой монтаж нужен 10-го — ваша задача напоминать всем исполнителям по цепочке, чтобы в итоге не был сорван дедлайн.

Хорошо, если вас не напугают задачи, вроде:

• рассортировать почту, ответить на письма;
• следить за графиком SMM-публикаций и выкладывать контент согласно ему;
• создать пост пусть не с нуля, но на основе присланных материалов;
• сделать рисёрч на гостя по шаблону, выяснив факты о ней и её биографию;
• решать любые текущие задачи, вроде «Настрой, пожалуйста, интеграцию АМО СРМ и Trello».

Эти задачи менее приоритетные — то есть они ими вы будете заниматься, только если на это будет оставаться время.

Вам подойдёт эта работа, если вы:

• очень внимательны к деталям — с вами не случается ситуаций, вроде “похоже, я отправила неправильную ссылку” или “я перепутала часовые пояса”,
• ничего не забываете и делаете задачи в срок, дисциплинированы;
• владеете навыками дружелюбной деловой коммуникации;
• владеете английским языком настолько, чтобы с помощью вести деловую переписку;
• готовы выполнять ежедневные рутинные задачи;
• привыкли делать любую задачу очень хорошо, просто неспособны делать плохо;
• готовы работать в гибком графике и быть на связи в будние дни с 9:00 до 20:00 WEST;
• умеете работать с Zoom, Google Calendar, Riverside, Calendly, AMO CRM, Tilda, LinkedIn, Miro, Notion, Trello, Chat GPT (или можете быстро научиться) и у вас не возникнет проблем с доступом к ним. Это офисные программы для ведения календарей, задач и клиентов, для планирования звонков и деловой переписки, для рисёрчей.

Наше предложение:

• ставка - 800 евро, итоговая оплата обсуждается с финальным кандидатом или кандидаткой; зависит от вашего опыта и количества часов, которые вы готовы уделить работе;
• возможна оплата в рублях, в крипте, в евро;
• полностью удалённая работа;
• гибкий график (в среднем вы будете заняты 4 или 8 часов в день, в зависимости от нашей договорённости; при этом вы сами будете решать, в какой день и в какое время выполнять задачи);
• важно быть на связи в будние дни с 9:00 до 20:00 WEST;
• даём хорошо сформулированные задачи, с понятными требованиями;
• и регулярный дружелюбный фидбек.