Специалист по работе с клиентами

Основные обязанности:

• Контроль доступа и обслуживание посетителей. Ресепшен принимает гостей и арендаторов, направляет их в нужные офисы, обеспечивает высокий уровень сервиса и помогает решать возникшие вопросы;
• Поддержание порядка. Администратор следит за чистотой и порядком в холле бизнес‑центра, контролирует размещение и бронирование помещений;
• Работа с заявками и коммуникации. Принимает заявки от арендаторов, выясняет потребности, распределяет обращения между подразделениями и контролирует исполнение. Ведёт документированный учет обращений и отчётность;
• Документооборот. Организует приём и распределение корреспонденции, ведёт реестр входящих и исходящих документов, оформляет и отправляет счета и акты, взаимодействует с бухгалтерией;
• Организация мероприятий. Готовит конференц‑зал к совещаниям и переговорам: бронирование, подготовка помещения и обеспечение материалами;
• Взаимодействие с отделами и арендаторами. Координирует работу обслуживающих служб, поддерживает связь с арендаторами, бизнес‑центрами и жилым комплексом, передаёт информацию, обеспечивает выполнение внутренних регламентов.

Требования:

• Образование и навыки. Желательно высшее образование; знание английского языка будет преимуществом. Кандидат должен уметь работать с офисными программами (Outlook, Word, Excel, PDF) и оргтехникой. Опыт ведения делопроизводства и документооборота приветствуется
• Коммуникативные качества. Вежливое встреча и сопровождение гостей, умение вести деловое общение и эффективно взаимодействовать с арендаторами; знание правил делового этикета и протокола обслуживания клиентов
• Личностные качества. Клиентоориентированность, стрессоустойчивость, способность решать конфликтные ситуации, организованность и ответственность.
• Организационные способности. Умение вести учет корреспонденции, готовить отчеты, распределять заявки и контролировать их исполнение; навыки организации конференций и совещаний.

Условия и преимущества:

• Дружный коллектив и полный социальный пакет.
• Своевременная выплата заработной платы 2 раза в месяц.
• Возможность профессионального и карьерного роста.
• График работы 5/2.

Ключевые навыки:

• Администрирование ресепшн, ведение документооборота, обработка входящей корреспонденции.
• Работа с оргтехникой и ПК, включая Microsoft Office и почтовые программы.
• Приём посетителей и деловое общение; выполнение личных поручений руководителя.
• координация работы служб, ведение реестров счетов и актов, взаимодействие с бухгалтерией.