Делопроизводитель
Делопроизводитель
Сальск, улица Николая Островского, 3
Описание вакансии
Обязанности:
- Работа по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
- Система документооборота (в т.ч. электронный) эффективно функционирует и обеспечивает сохранность документов
- Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
- Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
- Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
- Принимает документы на подпись руководителя.
- Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
- Организация работы с исходящей и входящей корреспонденцией, ведение журнала регистрации подписанных организационно-распорядительных документов (ОРД) в журнале регистрации ОРД, сканирование и рассылку зарегистрированных ОРД.
- Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
- По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
- Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
- Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
- Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя
- Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы
- Осуществляет документооборот посредством внесения документов в программу DIRECTUM
- Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
- Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
- Следит за своевременным рассмотрением и представлением отделами и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись.
- среднее профессиональное образование; среднее общее образование
- среднее профессиональное образование; среднее общее образование
- хорошие знания ПО MS Office Word, Excel,
- навыки работы с Internet и электронной почтой
- навыки работы системе электронного документооборота Directum
- знание организационно-штатной структуры организации;
- знание нормативных правовых актов и нормативно-методических документов, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
- знание и соблюдение норм этики делового общения;
- знание схем документооборота.
- знание правил и норм охраны труда;
- выполнение задач в срок, соблюдение трудовой, производственной и технологической дисциплины.
Навыки
- Делопроизводство
- Электронный документооборот
- Ведение архива
- Бумажный документооборот
- Электронная почта
- Деловое общение
- Работа с документами
- Исходящая документация
- входящая документация
- Точность и внимательность к деталям