Офис-менеджер

Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности директора:

1. Участие в формировании информационного взаимодействия директора с организациями

2. Участие в анализе информации и подготовке информационно-аналитических материалов

3. Участие в организации деловых контактов и протокольных мероприятий.

Участие в организационном, документационном и информационном обеспечении деятельности директора:

1. Участие в организации и поддержании функционального рабочего пространства приемной и кабинета директора
2. Участие в организации информационного взаимодействия директора с подразделениями и должностными лицами организации

Организационное обеспечение деятельности учреждения и филиала:

1. Прием и распределение телефонных звонков
2. Организация работы с посетителями

3. Подготовка и обслуживание конферентных и иных мероприятий

4. Административно-организационная поддержка деятельности учреждения.

Документационное обеспечение деятельности учреждения и филиала:

1. Участие в организации работы с документами
2. Участие в составлении и оформлении управленческой документации

Организация обеспечения работающих в филиале сотрудников канцтоварами, расходными материалами, иными товарно-материальными ценностями и услугами, необходимыми для работы, организация их приемки, учета, хранения и выдачи:

1. Организация работы складского хозяйства филиала для создания оптимальных условий труда
2. Определение потребностей в товарах и услугах для создания оптимальных условий труда
3. Участие в процессе закупки и приобретения товаров и услуг для создания оптимальных условий труда
4. Контроль исполнения условий договоров на поставку товаров и услуг для создания оптимальных условий труда
5. Участие в обеспечении технического и сервисного обслуживания приобретенного офисного оборудования (кроме оргтехники) и бытового оборудования, мебели и контроль состояния
6. Сопровождение и обеспечение процесса эксплуатации, обслуживания и ремонта объектов недвижимости организации
7. Документационное сопровождение, связанное с обеспечением права оперативного управления или иного вещного права и процессов использования, эксплуатации и обслуживания объектов недвижимости Учреждения

Участие в организации рабочего пространства, создании и обеспечении оптимальных условий выполнения трудовых функций работниками Учреждения:

1. Участие в организации размещения работников по указанию директора, зонирование и обеспечение эффективного использования помещений:

Выполнение функций Помощника директора в случае служебной необходимости или его отсутствия на рабочем месте по причине временной нетрудоспособности или отпуска.

Участие в хранении, комплектовании, учете и использовании дел (документов) в архиве Учреждения

Знать;

законодательные, нормативные правовые акты и другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;

требования, предъявляемые к документационному обеспечению деятельности организации, государственные стандарты Российской Федерации и международные стандарты составления и оформления корреспонденции, порядок приема, регистрации, учета и хранения документов, систематизации и подготовки их к краткосрочному и долгосрочному хранению;

требования к оформлению машинописных работ;

порядок оформления, классификации, хранения и экспертизы ценности документов;

документообразование и организацию архивного дела;

основы трудового законодательства;

основы делового этикета, служебной этики, психологии общения;

основы работы с прикладным программным обеспечением, мультимедийным оборудованием;

правила и нормы охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Система оплаты труда предполагает ежеквартальную премию, а также годовую премию ("13-ую зарплату")