Помощник/ассистент руководителя

Обеспечивать бесперебойную работу офиса руководителя, а именно:

- обеспечивать подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами);

- обеспечивать чистоту и порядок в помещениях офиса.

- организовывать командировку руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.

- передавать документы на исполнение в структурное подразделение филиала или в соответствии с принятым решением конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответа, оформлять регистрационные карточки или создавать банк данных.

- вести картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществлять контроль их исполнения, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам.

- обеспечивать своевременное рассмотрение и представление структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.

- организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в отсутствие директора филиала Общества полученную информацию, доводить до сведения ее содержание.

- передавать и принимать информацию по приёмно-переговорным устройствам (телефон, электронная почта), своевременно доводить до сведения информацию, полученную по каналам связи, отправлять исполненную документацию по адресатам.

- вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.

- обеспечивать своевременное исполнение поручений, поставленных в системе Docs, своевременно уведомлять руководителя о просроченных исполнителями поручениях.

- принимать документы на подпись директору и главному и инженеру филиала Общества, проверять правильность их составления и оформления согласно регламентам работы в Обществе.

- обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

- выполнять отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

2.14. Составлять письма, запросы, другие документы.

2.15. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний).

2.16. Набирать текст по указанию руководителя, служебные материалы, необходимые для работы, или вводить текущую информацию в банк данных.