Администратор проекта/Офис - менеджер

Мы предлагаем:

• Свободу принятия решений в пределах зоны ответственности своей роли;
• Работу в проектах, где мы создаём и совершенствуем продукты, которые приносят пользу обществу и делают мир лучше;
• Работу с современными технологиями, инновациями;
• Отсутствие формализма;
• Предоставляем технику, необходимые инструменты для рабочей деятельности;
• Гибридный формат работы;
• Оформление ТК РФ и включает оплату больничных, отпусков и т. д;
• Достойный уровень дохода.

Что нужно будет делать (обязанности):

• Ведение и актуализация проектной документации: уставы проектов, планы, отчеты, протоколы встреч, реестры рисков и проблем;
• Организация и координация совещаний: подготовка agendas, обеспечение участников материалами, ведение и рассылка «минуток»;
• Администрирование проектных офисных процессов (назначение задач, контроль сроков, напоминания команде);
• Поддержка коммуникации между всеми участниками проекта (команда, стейкхолдеры, заказчик);
• Сбор и систематизация данных о статусе проектов от членов команд;
• Помощь в подготовке презентаций для руководства и заказчика;
• Ведение архива проектной документации;
• Прием и распределение входящих звонков и корреспонденции;
• Взаимодействие с курьерскими службами, поставщиками и арендодателем;
• Оформление пропусков и организация рабочего места для новых сотрудников;
• Помощь в организации корпоративных мероприятий (дни рождения, тимбилдинги, праздники);
• Бронирование билетов и гостиниц для сотрудников;
• Приветствие гостей и клиентов компании, создание гостеприимной атмосферы и ответы на базовые вопросы, подключение к Wi-Fi, проведение до переговорной комнаты;
• Контроль за чистотой и порядком в офисе;
• Решение текущих технических проблем (связь с IT-специалистом, обслуживающей организацией и т.д.);
• Заказ канцелярии, воды, продуктов и других хозяйственных товаров;
• Закупка мебели, техники, хозяйственных товаров;
• Взаимодействие с поставщиками, сравнение цен, оформление заказов;

От вас мы ждем (опыт и компетенции):

• Опыт работы на аналогичной позиции (Администратор проектов, Офис-менеджер с проектными задачами, Помощник руководителя проектов) от 2 лет в области Информационных технологий.
• Следование принципу горизонтального взаимодействия в рамках проектной/производственной деятельности;
• Нацеленность на общение с коллегами с целью обмена знаниями, компетенциями и опытом;
• Опыт ведения и обновления задач в системах управления проектами (Jira, Yandex Tracker);
• Опыт работы работы с диаграммами Ганта (MS Project и аналоги);
• Опыт работы с системами организации ведения документации (Confluence, Yandex.Wiki);
• Грамотная устная и письменная речь;
• Развитые навыки деловой переписки и телефонных переговоров;
• Хорошее знание и значительный опыт работы c офисным ПО: текстовым редактором (Word), редактором электронных таблиц (Excel), инструментом разработки презентаций (PowerPoint);

Будет плюсом:

• Знание основ управления проектами (желательно знакомство с классическим (Waterfall) и гибкими (Agile/Scrum/Kanban) методологиями);
• Понимание основ бюджетирования и финансового учета;
• Составление отчетов и дашбордов в BI-инструментах (например, Power BI, Tableau);
• Опыт работы в ИТ-проектах в области импортозамещения;
• Знание основ делопроизводства;
• Навыки организации мероприятий.

Личностные характеристики:

• Умение работать в команде и коммуникабельность;
• Высокий уровень самоорганизации и тайм-менеджмента;
• Стрессоустойчивость и умение работать в режиме многозадачности;
• Готовность учиться новому и быстро осваивать новые инструменты;
• Клиентоориентированность.