Административный менеджер

Описание вакансии

Нужен административный менеджер, который совершенствовать и поддерживать систему документооборота и обеспечить стабильную административную поддержку команды в период повышенной нагрузки.

Коротко о команде и продукте

ЭкзоАтлет — российский производитель экзоскелетов для реабилитации детей и взрослых (ДЦП, последствия инсульта, травмы и др.).

Продукт используется в России и за рубежом; компания — резидент «Сколково», аккредитована как ИТ-компания, готовится к IPO. Офисы и партнерства представлены в США, Люксембурге, Южной Корее, Китае и др.

Текущий контекст: В подчинении у административного менеджера - офис менеджер, взаимодействие с юристом, кадровым блоком, айти. В ближайших целях - организация переезда офиса, организация документооборота.

Эта работа подходит вам, если хочется

Быть полезным команде здесь и сейчас, организовывать процессы и систематизировать
Быть причастным к социально-значимому продукту, который делает жизни тысяч людей лучше
Получать необходимые ресурсы и поддержку от компании для достижения результата
Работать в команде, заряженной продуктом, с чистыми и прозрачными отношениями

Траектория роста

В компании есть возможность вертикального и горизонтального роста, а также ежегодная индексация заработной платы.

За какой результат отвечать

Построена и внедерна система документооборота
Команда довольна (разгружены другие отделы, каждый занимается своей работой)
Комфортное взаимодействие между отделами

Выполнять задачи

Сопровождать переезд: проектно вести процесс; взаимодействовать с арендодателями и подрядчиками; организовать документооборот по переезду; организовать рабочие места в новом офисе.
Организовать и контролировать документооборот (электронный и бумажный): провести аудит бумажного ДОУ и систематизировать папки; контролировать корректность заведения документов в 1С:Документооборот; подготовить регламенты и инструкции по согласованию; организовать эффективный процесс подписания документов у генерального директора.
Вести контроль рабочего времени сотрудников: предоставлять отчёты; описывать и поддерживать регламент по контролю рабочего времени.
Сопровождать адаптацию и увольнение сотрудников: организовать онбординг (план есть); выдавать и помогать с обходными листами и т. д.
Формировать, контролировать и вести бюджет административного подразделения.
Взаимодействовать с подрядчиками (аренда, транспорт, офисные нужды): привлекать новых подрядчиков; решать верхнеуровневые вопросы; делегировать рутинное взаимодействие офис-менеджеру.
Замещать офис-менеджера на период отпуска или болезни; при необходимости подбирать нового сотрудника в секретариат.
Вести проект по автоматизации бизнес-процессов: обеспечивать прохождение этапов в срок; предотвращать «подвисание» задач.
Руководить офис-менеджером: ставить задачи; давать обратную связь; контролировать сроки и качество исполнения.
Организовывать актуализацию внутренних положений/регламентов по всем направлениям деятельности; координировать кадровый аудит, ведение воинского учёта и вопросы пожарной безопасности; обеспечивать подписание и обновление неподписанных/устаревших положений.

Необходимые навыки

Опыт работы с 1С:Документооборот
Навыки работы с Microsoft Office (Excel на пользовательском уровне, Word на продвинутом)
Знание основ бумажного и электронного документооборота
Опыт оформления официальных документов, писем и приказов
Опыт сопровождения найма и увольнения сотрудников
Опыт согласования договоров
Высокая обучаемость
Высокая степень самоорганизации
Системное мышление

Будет плюсом:

Опыт ведения воинского учета
Завершенное обучение по пожарной безопасности
Опыт работы с 1С:ЕРП, Казначейство

Условия работы

Офисный формат работы в офисе рядом с метро Рижская (до ноября возможен удаленный или гибридный формат на Киевской или Ломоносовском проспекте)
График работы 5/2 с 9:00 до 18:00

Этапы отбора