Менеджер по управлению офисом

Компания Комфорт Букинг – аккредитованная российская IT-компания. Наши продукты – это платежный сервис для отельного бизнеса и агрегатор каналов/отелей - новый продукт Комфорт Букинг, который позволяет отелям работать с каналами продаж без необходимости заключения договора между ними. Более 4500 гостиниц, апарт-отелей и санаториев в России и за рубежом принимают оплату от гостей с помощью сервиса Комфорт Букинг. Среди наших технологических партнеров: TravelLine, Альфа-Банк и PayAnyWay.

В нашей команде 60 человек: офисные и удаленные сотрудники, и мы активно растем. Мы ищем талантливого и амбициозного менеджера по управлению офисом, который станет сердцем нашей компании и окружит заботой всех сотрудников.

Чем предстоит заниматься:

Взаимодействие с курьерскими службами:

• Организация отправки и получения документов и посылок.
• Контроль за выполнением курьерских услуг.
• Отправка и получение корреспонденции на почте:
• Обработка входящей и исходящей почты.
• Ведение учета отправленных и полученных писем.
• Административный функционал:
• Встреча посетителей компании, обеспечение их комфортного пребывания.
• Заказ, оформление и продление пропусков для прохода на территорию.
• Получение актов, счетов и соглашений от арендаторов.
• Заказ пропусков и контроль наличия необходимых бланков для проноса материалов на территорию.
• Взаимодействие с бухгалтерией (выставление счетов на оплату), поставщиками и бизнес-центром.
• Формирование бюджета расходов на обновление офисной техники и закупку расходных материалов, продуктов.
• Обеспечение товарно-хозяйственного обеспечения офиса (чай, кофе, вода, канцтовары, поддержание порядка и пр.).
• Участие в проведении инвентаризации техники и мебели.
• Работа с оргтехникой (сканирование, копирование и пр.).
• Помощь руководству в организации корпоративных мероприятий:
• Заказ еды и напитков во время офисных ивентов.
• Помощь в организации ивентов и настольных игр.
• Украшение офиса к праздникам (в рамках бюджета с подключением подрядчиков).
• Организация рабочего пространства сотрудников:
• Заказ канцелярии, мебели и обустройство рабочего места сотрудника (Озон, Комус, Яндекс.Маркет).
• Организация новых рабочих мест.
• Обслуживание переговорных комнат, кухни и зон отдыха (поддержание чистоты и порядка), курирование работы менеджера по уборке.
• Контроль работы курьеров и технического персонала.
• Отправка техники и мерча сотрудникам, отслеживание отправки по трек номеру.
• Курирование ремонтных работ новых офисных помещений.
• Поддержание состояния аптечки.
• Озеленение офиса.
• Регулярный сбор пожеланий сотрудников по улучшению рабочей обстановки, их анализ и донесение до руководства.
• Самостоятельный поиск и реализация идей для улучшения жизни офиса.
• Составление текстов:
• Умение составлять красивые и грамотно оформленные тексты для внутренней и внешней документации, а также для корпоративных мероприятий и коммуникаций.
• Организация завтраков для сотрудников:
• Планирование и организация завтраков для сотрудников, включая выбор меню, заказ еды и напитков, а также обеспечение комфортного пространства для приема пищи.
• Выполнение поручений генерального директора
• Вы наш идеальный кандидат, если у вас есть:

Высшее образование (предпочтительно в области управления, экономики или смежных областях).

• Опыт работы на аналогичной должности от 1 года.
• Знание: Microsoft Office: Word, Excel (сводные таблицы, ВПР, формулы), PowerPoint, Outlook
• Программ для видеоконференций (Zoom, Microsoft Teams)
• Программы для управления задачами Jira
• 1С Финансист
• Confluence
• Отличные коммуникативные навыки, доброжелательность и умение работать в команде.

Организованность, внимательность к деталям и способность к многозадачности.

Умение работать в условиях многозадачности и стрессовых ситуаций.

Инициативность и креативный подход к решению задач.

Что мы предлагаем:

работу в молодом, поддерживающем коллективе с отличным чувством юмора:)

• официальное трудоустройство согласно ТК РФ;
• график работы: 5/2, 08:30-15:30;
• заработная плата: премии по результатам работы после испытательного срока;
• офис со свежим ремонтом и новой техникой в самом центре города;
• Если ты готов стать частью нашей команды и внести свой вклад в развитие успешных партнерств, мы будем рады видеть твою кандидатуру!