Делопроизводитель

Привет от biblioteka aromatov — российской парфюмерной компании с самыми необычными ароматами, продукцией по уходу за телом и парфюмом для дома. Например, в нашей коллекции вы можете встретить «Шёрстку котёнка», «Миндальный круассан», «Грозу», «Босиком по траве», «Чёрную смородину» и не только. И каждый из этих ароматов можно и нужно носить на себе.

Сейчас мы представляем три бренда: Biblioteka aromatov, Demeter — легендарные моно-ароматы из Нью-Йорка, и Fragrance Community — ароматы по мотивам люксовой парфюмерии. Активно продолжаем расти и развиваться. Мы приглашаем в нашу команду ответственного и организованного специалиста на позицию «Делопроизводитель». Если вы обладаете опытом работы в делопроизводстве, ЭДО и офис-менеджменте, умеете работать с системами 1С и Google Workspace, а также готовы к выполнению разнообразных административных задач — мы ждем именно вас!

Обязанности:

Ведение делопроизводства:

• подписание и сопровождение договоров в ЭДО и на бумаге, контроль маршрутов, сверка реквизитов, возврат оригиналов.
• Работа с почтовыми службами: заключение договоров, отправка/получение корреспонденции, закупка марок и конвертов.
• Изготовление печатей, учёт доверенностей и образцов подписей.
• Ведение архива документов: номенклатура дел, сроки хранения, утилизация, оптимизация структуры.
• Курирование веб‑архива (Google Drive/Корпоративный диск/Confluence): организация структуры, контроль доступа и версионности.
• Информирование коллег об изменениях в регламентах и правилах компании.
• Подготовка документов, включая составление и оформление писем, отчетов, протоколов и других документов.
• Сотрудничество с другими подразделениями и сотрудниками компании, в том числе консультирование по вопросам делопроизводства.
• Подготовка договоров совместно с юристами и операционная работа по информации о подрядчиках.
• Составление и подготовка отчетов, иных аналитических материалов, внесение данных в 1С.
• Анализ просроченных заказов интернет-магазина и взаимодействие с логистическими службами.

Административные задачи:

• Организация встреч, взаимодействие с курьерами;
• Взаимодействие с подрядчиками по договорам (электроснабжения, водоснабжение, пожарная безопасность) — своевременная пролонгация или расторжение договоров.

Ведение воинского учёта сотрудников:

• Актуализация данных, взаимодействие с военкоматами, подготовка отчётности.
• Ведение воинского учёта сотрудников компании по действующим требованиям и корпоративному регламенту.
• Проверка и заполнение раздела «Сведения о воинском учёте» в личных карточках при приёме/увольнении; регулярная актуализация данных.
• Формирование и поддержание в актуальном состоянии реестров военнообязанных/призывников и сведений об отсрочках.

Требования:

• Опыт работы в делопроизводстве или офис-менеджменте от 2 лет.
• Знание систем 1С (любая конфигурация), опыт работы с ЭДО (Диадок/СБИС/Контур или аналоги).
• Уверенное владение Google Workspace и MS Office (Excel: сводные таблицы, ВПР/XLOOKUP).
• Грамотная письменная речь, внимательность к деталям, соблюдение сроков.
• Навыки организации электронных и бумажных архивов.
• Составление отчетности, актов, писем и прочих документов.
• Опыт взаимодействия с Почтой России и курьерскими службами.
• Готовность вести воинский учёт согласно требованиям законодательства.

Будет преимуществом:

• Знание английского языка (переписка с поставщиками из Китая).
• Опыт оплаты зарубежных инвойсов.
• Навыки внедрения регламентов в Confluence или Notion.

Что мы предлагаем:

- ⁠Оформление по ТК РФ: Мы заботимся о наших сотрудниках, предоставляя оплачиваемый отпуск и больничные;

- Заработная плата на период испытательного срока 70 000 рублей, после успешного прохождения 80 00 рублей.

- После испытательного срока возможна частичная удалённая занятость.

- Гибкий график работы.

- Корпоративные скидки: получите 50% скидку на продукцию компании и ежемесячные подарки.

- ⁠Профессиональный рост: у нас есть все возможности для вашего обучения и карьерного развития.

-⁠ ⁠Дружный коллектив: присоединяйтесь к команде, где ценят позитивную атмосферу и поддержку друг друга.

-⁠ ⁠Удобное расположение офиса: всего 15 минут от метро Серпуховская или Павелецкая.

Если вы готовы стать частью нашей команды. Мы ждем вас!