Специалист по документообороту (Делопроизводитель)

Привет от biblioteka aromatov — российской парфюмерной компании с самыми необычными ароматами, продукцией по уходу за телом и парфюмом для дома. Например, в нашей коллекции вы можете встретить «Шёрстку котёнка», «Миндальный круассан», «Грозу», «Босиком по траве», «Чёрную смородину» и не только. И каждый из этих ароматов можно и нужно носить на себе.

Сейчас мы представляем три бренда: Biblioteka aromatov, Demeter — легендарные моно-ароматы из Нью-Йорка, и Fragrance Community — ароматы по мотивам люксовой парфюмерии. Активно продолжаем расти и развиваться. Мы приглашаем в нашу команду ответственного и организованного специалиста на позицию «Делопроизводитель». Если вы обладаете опытом работы в делопроизводстве, ЭДО и офис-менеджменте, умеете работать с системами 1С и Google Workspace, а также готовы к выполнению разнообразных административных задач — мы ждем именно вас!

Обязанности:

Ведение делопроизводства:

• Подготовка (совместно с юристами), подписание, проверка и сопровождение договоров (включая подрядчиков) в ЭДО и на бумаге;

• Работа с почтовыми службами: заключение договоров, отправка/получение корреспонденции, закупка марок и конвертов;

• Изготовление печатей, учёт доверенностей и образцов подписей;

• Курирование архива документов и веб-архива (Google Drive/Корпоративный диск/Confluence): организация структуры, контроль доступа и версионности;

• Работа с документами, включая составление и оформление писем, отчетов, протоколов, иных аналитических материалов и прочее; внесение данных в 1С;

• Сотрудничество с другими подразделениями и сотрудниками компании, информирование коллег об изменениях в регламентах и правилах компании;

• Ведение воинского учета

Административные задачи:

• Организация встреч, взаимодействие с курьерами;

• Взаимодействие с подрядчиками по договорам (электроснабжения, водоснабжение, пожарная безопасность, логистическими службами), своевременная пролонгация или расторжение договоров.

Требования:

• Опыт работы в делопроизводстве или офис-менеджменте от 2 лет;
• Знание систем 1С (любая конфигурация), опыт работы с ЭДО (Диадок/СБИС/Контур или аналоги);
• Уверенное владение Google Workspace и MS Office (Excel: сводные таблицы, ВПР/XLOOKUP);
• Грамотная письменная речь, внимательность к деталям, соблюдение сроков;
• Навыки организации электронных и бумажных архивов;
• Составление отчетности, актов, писем и прочих документов;
• Опыт взаимодействия с Почтой России и курьерскими службами;

Будет преимуществом:

• Знание английского языка (переписка с поставщиками из Китая);
• Опыт оплаты зарубежных инвойсов;
• Навыки внедрения регламентов в Confluence или Notion.

Что мы предлагаем:

- ⁠Оформление по ТК РФ: Мы заботимся о наших сотрудниках, предоставляя оплачиваемый отпуск и больничные;

- Заработная плата на период испытательного срока 80 000 рублей, после успешного прохождения 87 00 рублей;

- После испытательного срока гибридный формат работы;

- Гибкое начало/окончание рабочего дня;

- Корпоративные скидки: получите 50% скидку на продукцию компании и ежемесячные подарки;

- ⁠Профессиональный рост: у нас есть все возможности для вашего обучения и карьерного развития;

-⁠ ⁠Дружный коллектив: присоединяйтесь к команде, где ценят позитивную атмосферу и поддержку друг друга;

-⁠ ⁠Удобное расположение офиса: всего 15 минут от метро Серпуховская или Павелецкая.

Если вы готовы стать частью нашей команды. Мы ждем вас!