Офис-менеджер / Office Manager

Вы будете:

• Обеспечивать бесперебойную работу офисного помещения филиала ООО «Марс» в г. Москва:
• Выполнять регулярные обходы офиса с целью контроля чистоты офиса, работоспособности технических систем;
• Инициировать улучшения, гарантировать безопасность и продуктивность офисной среды;
• Лидировать направления по эксплуатации и своевременному ремонту офиса с привлечением подрядных организаций;
• Контролировать качество сервисов по поддержанию офиса: уборка, озеленение, работа mailroom (управление корреспонденцией), ресепшен и инженерное/техническое обслуживание, сервис курьеров, охрана офиса и тд;
• Администрировать базу договоров аренды, оказания услуг и поставок товаров, отслеживать выполнение договорных обязательств, качество оказываемых услуг, выполнение KPI/SLA на ежемесячной основе, давать обратную связь, лидировать создание процессных карт, вносить изменения в процессы, находить и устранять системные барьеры, инициировать улучшения.
• Руководить проектами по цифровизации услуг офисного сервиса (SP, заявки на сервис, чат-бот и пр.)
• Инициировать и лидировать инициативы, направленные на улучшение офисной среды, в соответствии с корпоративными политиками, стандартами и потребностями сотрудников, а также организации мероприятий в офисе, изменения рассадки сотрудников.
• Управлять процессами по обновлению офисного пространства разного уровня сложности в соответствии с современными подходами и ожиданиями сотрудников.
• Формировать цели и задачи проектов, обеспечивать высокое качество исполнения проектов в указанные сроки в рамках бюджета;
• Поддерживать активности, направленных на здоровье сотрудников, в московском офисе.
• Поддерживать документооборот и платежи по московскому офису. Проводить мероприятия и необходимые действия, направленные на обеспечение пожарной безопасности.
• Нести ответственность за пожарную безопасность офисного помещения филиала ООО «Марс», проводить тренировки сотрудников Московского офиса Компании по эвакуации и действиям в чрезвычайных ситуациях;
• Контролировать техническое состояние, правильную эксплуатацию и проведение технического обслуживания, текущего ремонта и устранения аварий электрических систем и оборудования (кондиционирование, видеонаблюдение, СКУД (система контроля и управления доступом), проч.);
• Взаимодействовать со службами эксплуатации арендодателя и поставщиком услуг технического обслуживания по всем техническим вопросам;
• Поддерживать и обновлять политики по работе в открытом офисном пространстве (Политика чистых столов , Положение о приобретении продукции в корпоративном магазине, Политика о присутствии домашних животных в офисе ООО «Марс») .
• Управлять процессом работы внутреннего канала продаж продуктов компании (Mars shops online и offline) сотрудникам через интернет канал и через точки продаж на фабриках компании, инициировать изменения для улучшения процессов, отвечать за аналитику по продажам, осуществлять контроль лимитов.

Мы ожидаем:

• Образование: высшее (техническое, строительное, экономическое)
• Опыт работы от 3 лет в области административно-хозяйственного обеспечения (АХО)
• Опыт работы в коммерческой недвижимости (БЦ, ТЦ)
• Опыт управления сервисными провайдерами – работа с результативностью, постоянными улучшениями качества предоставляемых услуг.
• Сильные аналитические способности, умение выявлять проблемные области, находить оптимальное решение и внедрять улучшения
• Умение работать в режиме многозадачности: управлять несколькими проектами одновременно
• Знания английского языка не ниже Intermediate
• Дисциплинированность, ответственность, коммуникабельность, готовность работать в команде

Мы предлагаем:

• Конкурентную заработную плату, годовые премии
• Расширенный ДМС для тебя и членов семьи, страхование жизни с первого рабочего дня
• 100% оплату больничного листа
• Компенсацию питания, оплату мобильной связи и интернета
• Корпоративную пенсионную программу
• Возможности карьерного и профессионального развития, а также обучение за счет компании
• Корпоративную программу по поддержке здоровья и благополучия сотрудников (консультации со специалистами, марафоны здоровья, вебинары с экспертами)
• Возможность приобретать продукцию компании с корпоративной скидкой
• Уютную кухню с перекусами, кофе и чаем
• Систему бонусов и скидок от компании и партнеров
• Работу в дружелюбном к домашним питомцам офисе.