Помощник руководителя отдела продаж

Мы динамичная производственная компания на рынке высоких технологий. Наша продукция — это современные зарядные станции для электромобилей и инновационные 3D-принтеры. Мы ищем ключевого сотрудника, который обеспечит порядок и контроль в работе с нашими клиентами и заказами.

Ключевая задача:
Организация и контроль документооборота, а также операционное сопровождение заказов от момента заключения контракта до получения оборудования клиентом. Вы будете главным помощником РОП в административных и контрольных функциях.

Основные обязанности:

1. Контроль документооборота (Основной фокус):

• Подготовка и проверка первичных документов по готовым шаблонам (договоры, счета, акты, счета-фактуры).

• Согласование документов с клиентами (обмен подписанными экземплярами, ответы на вопросы по реквизитам).

• Ведение архива электронных и бумажных документов по сделкам.

• Контроль соблюдения сроков предоставления документов.

2. Контроль выполнения заказов (Второй основной фокус):

• Ведение реестра заказов и отслеживание их статусов в тесном контакте с производственным отделом.

• Мониторинг готовности продукции: ежедневное/еженедельное уточнение статусов по конкретным заказам у производства и внесение данных в систему.

• Контроль сроков: отслеживание плановых дат отгрузки, оперативное информирование РОП о рисках срыва сроков.

• Организация отгрузки: подготовка документов для отгрузки, заказ транспорта по инструкции, информирование клиента о готовности и отправке заказа.

• Подтверждение получения оборудования клиентом.

3. Административная поддержка:

• Обработка входящих звонков и первичная консультация клиентов (статус заказа, вопросы по документам).

• Ведение базы клиентов и сделок в CRM.

• Подготовка регулярных отчетов по реестру заказов, отгрузкам и документообороту для РОП.

• Контроль дедлайнов по аукционным процедурам и напоминание РОП о ключевых датах.

Мы ждем от кандидата:

• Опыт работы от 1 года на должности администратора, офис-менеджера, координатора, ассистента в сфере продаж, производства или B2B-услуг.

• Высокий уровень организованности и внимательности к деталям. Идеально подойдет педантичный и аккуратный человек.

• Умение работать с большим объемом документов и многозадачностью.

• Уверенное знание ПК: Excel (сводные таблицы, фильтры — будет большим плюсом), Word, Outlook.

• Опыт работы с 1С или любой CRM-системой.

• Грамотная письменная и устная речь.

• Способность работать по инструкциям и нести ответственность за свой участок работы.

Будет преимуществом:

• Понимание основ договорной работы.

• Опыт взаимодействия с производственными или логистическими отделами.

Личные качества:

• Исполнительность, ответственность, инициативность в рамках своих задач.

• Стрессоустойчивость.

• Умение четко планировать свой день.

• Коммуникабельность и вежливость в общении.

Мы предлагаем:

• Стабильную работу в современной производственной компании.

• Конкурентную заработную плату.

• График работы [5/2, с 9:00 до 18:00].

• Современный офис

• Возможность профессионального роста и обучения.