Бизнес-ассистент / Помощник руководителя

Компания PIONEER - один из лидирующих девелоперов России, регулярно входит в рейтинги лучших застройщиков страны. В 2024 году компания заняла первое место среди девелоперов коммерческой недвижимости по версии CRE Awards, в 2020-2021 гг. вошла в ТОП-5 застройщиков России по версии Forbes.

В портфеле PIONEER более 3 млн кв. метров жилой и коммерческой недвижимости и ещё 1,6 млн кв. метров в проектировании. Среди ключевых проектов компании - жилые кварталы под брендом LIFE, премиальный комплекс HIGH LIFE, клубный дом OPUS, Ostankino Business Park, жилые кварталы премиум-класса SHIFT и PRIDE, многофункциональные комплексы в составе ТПУ, развивающие городскую инфраструктуру на качественно новом уровне.

В нашу команду мы ищем Помощника руководителя!

Основные задачи:

• Ведение сложного календаря в нескольких часовых поясах; планирование звонков и встреч; расстановка приоритетов и резервирование времени
• Подготовка повесток, справочных материалов и тезисов; фиксация ключевых решений и контроль исполнения поставленных задач
• Полная организация деловых поездок: планирование и бронирование маршрутов (авиабилеты, отели, транспорт), визовая поддержка
• Подготовка пакета документов для поездки (travel pack); ведение и сверка отчётности по расходам
• Сбор данных и подготовка проекта бюджета подразделения; координация согласований с финансовым отделом
• Ведение трекеров по исполнению бюджета («план/факт»); своевременная эскалация отклонений с предложениями по их устранению
• Внесение утверждённых операций и данных в систему 1С; ведение реестра контрагентов и платежей, сверка расходов
• Ведение электронного архива подразделения в системе DOCVision
• Сопровождение документов по всему циклу согласований; организация подписания; индексация и архивирование бумажных оригиналов
• Консолидация квартальных KPI и их внесение в модуль 1С: KPI; формирование сводных отчётов и дашбордов
• Подготовка деловой корреспонденции и протоколов встреч (meeting minutes) на английском и русском языках
• Координация взаимодействия с внутренними и внешними контрагентами; подготовка презентационных материалов

Наши ожидания:

• Релевантный опыт работы более 10 лет
• Свободное владение английским языком (устным и письменным) на уровне C1+; навыки лаконичной деловой переписки и ведения протоколов
• Опыт работы с системами: 1С, DOCVision, TESSA
• Уверенное владение: MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Teams), Zoom, Adobe Acrobat
• Высочайший уровень организованности, умение работать с конфиденциальной информацией, зрелость деловых суждений
• Способность эффективно работать в режиме многозадачности, меняющихся приоритетов и сжатых сроков

C нашей стороны:

• Работа в стабильной компании с погружением в бизнес-процессы
• Оформление в соответствии с ТК РФ (оклад + квартальные премии)
• Гибридный график: 3 дня в офисе, 2 дня удалённо
• Офис: метро Фрунзенская (шаговая доступность)
• Социальный пакет: ДМС, корпоративный спорт (йога, плавание, волейбол, кроссфит), обучение (внешнее и внутреннее), материальная помощь, мобильная связь, корпоративная библиотека, льгота на проживание в апарт-отелях YE’S и приобретение объектов недвижимости от компании
• Развитая корпоративная культура: events, поздравления и подарки сотрудникам, детские праздники и подарки, лекции, экскурсии, участие в спортивных соревнованиях и марафонах