Секретарь руководителя
Секретарь руководителя
Краснодар, микрорайон Центральный, улица Мира, 53
Описание вакансии
Обязанности:
- Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя техникума;
- Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
- Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
- Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя техникума.
- Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
- Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.
- Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приёмно - переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
- По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
- Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
- Осуществлять контроль за исполнением работниками техникума изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя техникума, взятых на контроль.
- Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
- Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных.
- Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
- Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив. Копировать документы на персональном ксероксе.
- Выполнять отдельные служебные поручения руководителя.
- Знание Excel, Word, оргтехники.
- Умение вести документооборот организации.
- Отличные коммуникативные навыки и умение работать в команде.
- Способность быстро обучаться и адаптироваться к изменениям.
- Умение работать с большими объемами информации и внимание к деталям.
Навыки
- Документооборот
- Работа с оргтехникой
- Входящая корреспонденция
- Передача документации на исполнение