Операционный директор / director of operations

Key responsibilities:

• Manage daily operations
• Staff management
• Cost management & Expense control
• Inventory management
• Guest satisfaction
• Reporting

Duties & Responsibilities:

• Direct report to General Director of the Company
• Organization, control of preparation, audit of expeditions and cruises to the remote areas of Arctic and Antarctic. Expedition cruises with up to 135 passengers.
• Selection and hiring of personnel for local cruises, preparation of job descriptions and contracts.
• Developing standards of operating procedures for the hotel department.
• Preparation of Food & Beverage menus.
• Creating and discussing menus with chefs.
• Finding suppliers and preparing purchase requisitions for provisions and non-food items, negotiating favorable contracts. Focus on F&B cost and ensure F&B profitability.
• Control of document management.
• Preparation of loading schedules, control of provision delivery and proper handling in operations.
• Managing the hotel team during the cruises.
• Service trainings. Control of service quality, interaction with guests, handling guest feedback and complaints.
• Control of post-cruise financial reports and inventories.
• Submission of final documents to the finance department.
• Audit and control of the level of service and catering provided on charter cruises.
• Close interaction with the head office of the hotel service company and hotel team on board.
• Analyzing guest surveys and providing feedback for immediate improvement.
• Preparation of seasonal purchasing plans, compiling lists of expedition and hotel items to be delivered before each season.
• Review of OS&E orders with General Director, planning and control of delivery.
• Receiving and ensuring the proper use of equipment, premises and materials necessary for performing cruise operations.
• Sourcing items for onboard souvenir shop. Ordering and control of supplies delivery.
• Communication with local port agencies, ship chandlers and shipping companies.
• Encourage and build mutual trust, respect and cooperation among team members. Utilize interpersonal and communication skills to lead, influence, and encourage others; advocate sound financial, business decision making.
• honesty and integrity

• Experience in purchasing

• Experience in budget management an asset

• Ability to work under pressure and within tight deadlines

• Excellent organizational skills

• Creative thinking and problem solving

• Clear and concise communication skills

• Excellent attention to detail

• Proficiency in Microsoft Excel

• Strong sense of integrity and responsibility

• Excellent in written and spoken English

• Работа в компании-туроператоре, состоящей в реестре туроператоров РФ;
• Устройство по ТК;
• Стабильная выплата зарплаты (2 раза в месяц);
• График работы: 5/2 (с 10.00 до 19.00), работа в офисе;
• Офис в 10 минутах пешком от метро Цветной бульвар или Пушкинская/Тверская/Чеховская
• комфортная рабочая обстановка.

---------

Основные обязанности:

Операционная деятельность
Управление персоналом
Управление расходами и контроль расходов
Инвентаризация
Контроль качества и оказываемых услуги
Ведение отчетности

Обязанности:

Непосредственное подчинение генеральному директору компании

Организация и подготовка экспедиционных круизов в отдаленные районы Арктики и Антарктики. Количество пассажиров до 135 человек.
Подбор и найм персонала для работы на круизных рейсах, подготовка должностных инструкций и договоров.
Разработка стандартов операционных процедур для гостиничного департамента.
Подготовка меню питания и напитков.
Составление и обсуждение меню с шеф-поварами.
Поиск поставщиков и подготовка заявок на закупку продуктов питания и непродовольственных товаров, заключение выгодных контрактов. Контроль затрат на питание и напитки, соблюдение бюджета.
Контроль документооборота.
Составление графиков загрузки, контроль доставки продуктов питания и правильного обращения с ними в процессе эксплуатации.
Управление персоналом отеля во время круизов.
Проведение тренингов по обслуживанию. Контроль качества обслуживания, взаимодействие с гостями, обработка отзывов и жалоб гостей.
Контроль финансовых отчетов и инвентаризаций после круиза.
Предоставление итоговых документов в финансовый отдел.
Аудит и контроль уровня обслуживания и питания, предоставляемых на чартерных круизах.
Тесное взаимодействие с головным офисом компании, предоставляющей гостиничные услуги, и командой отеля на борту.
Анализ опросов гостей и предоставление обратной связи для немедленного улучшения.
Составление сезонных планов закупок, составление списков экспедиционных и гостиничных товаров, подлежащих поставке перед каждым сезоном.
Проверка заказов снабжения с генеральным директором, планирование и контроль поставок.
Получение и обеспечение надлежащего использования оборудования, помещений и материалов, необходимых для выполнения круизных операций.
Поиск товаров для сувенирного магазина на борту. Заказ и контроль поставок.
Взаимодействие с местными портовыми агентствами, шипчандлерами и судоходными компаниями.
Поощрение и укрепление взаимного доверия, уважения и сотрудничества между членами команды. Использование навыков межличностного общения и коммуникации для руководства, влияния и мотивации других; содействие принятию обоснованных финансовых и деловых решений. Честность и порядочность.

Основные требования: