Секретарь-делопроизводитель

Организация работы офиса

1. Материально-техническое обеспечение:

   • Контроль и пополнение запасов канцтоваров, расходных материалов, питьевой воды.

   • Организация ремонта и обслуживания офисной техники (принтеры, МФУ, оргтехника).

   • Подготовка рабочих мест для новых сотрудников (обеспечение техникой, канцелярией).

2. Административные задачи:

   • Оформление пропусков для сотрудников и посетителей.

   • Контроль за порядком в офисных помещениях, организация уборки.

Делопроизводство

1. Ведение документации:

   • Работа с документами 4 юридических лиц (регистрация, учет, хранение).

   • Оцифровка документов, формирование и ведение электронного архива.

   • Обеспечение сохранности документации (защита от повреждений, контроль правил хранения).

2. Организация документооборота:

   • Ведение реестров:

     • Договоры, доверенности.

     • Входящая/исходящая корреспонденция.

     • Справочник контрагентов.

   • Отправка и получение документов через курьерские службы и «Почту России».

   • Распределение входящей корреспонденции между отделами.

   • Курирование почтового ящика info@ (ответы, переадресация писем).

3. Финансово-административные задачи:

   • Передача счетов в оплату, контроль их исполнения.

   • Ведение реестра и контроль оплат подписок, сервисов, услуг компании.

   • Контроль сроков действия страховых полисов автомобилей компании, продление.

4. Взаимодействие:

   • С контрагентами, банками, бизнес-центром (арендодателем).

Коммуникация

1. Работа с входящими обращениями:

   • Прием и распределение звонков.

   • Организация связи между отделами.

   • Общение с клиентами и партнерами.

Управление вспомогательным персоналом

1. Координация работы служб:

   • Организация и контроль уборки офиса.

   • Обеспечение работы курьеров, водителей, IT-специалистов.

Поддержка руководства

1. Организационная помощь:

   • Подготовка встреч, совещаний (бронирование переговорных, рассылка приглашений).

   • Сопровождение руководства на мероприятиях.

   • Подготовка презентаций и отчетов.

2. Выполнение поручений:

   • Генерального директора.

   • Технического директора.

   • Юриста.

Дополнительные обязанности

1. Корпоративные мероприятия:

   • Организация праздников, тимбилдингов.

2. Консультационная поддержка:

   • Помощь сотрудникам по вопросам деятельности компании.

• Владение пакетом офисного ПО MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) на уровне продвинутого пользователя; 1С (оформление счетов, акты, с-фактуры, УПД);
• Навык работы с системами электронного документооборота, такими как Диадок. Битрикс;
• Ответственность, самостоятельность, грамотная речь;
• Пунктуальность;

• Трудоустройство в соответствии с ТК РФ;
• График работы 5/2 (с 08:00 до 17:00);
• Официальная заработная плата 2-а раза в месяц;