Административно-хозяйственный специалист (международные офисы)

Консул Прайм - международная сервисная компания, единственный официальный партнер Консульств РФ. Мы предлагаем обширный спектр услуг российским гражданам за рубежом по подготовке и оформлению документов для решения жизненных ситуаций (загранпаспорт, документы ЗАГС, доверенности, апостиль и так далее).

Мы ищем опытного АХО-специалиста, который возьмёт на себя ведение всех административных и хозяйственных процессов в международной компании с распределенной сетью офисов по всему миру. Работа включает удаленное администрирование и сопровождение работоспособности офисов, включая выезды на запуск новых офисов, закупку оборудования, взаимодействие с локальными контрагентами и поставщиками в разных странах, а также тесное взаимодействие внутренней IT-командой в части технологических требований и работоспособности.

Обязанности:

• Ведение и администрирование действующих офисов компании по всему миру (администрирование контрактов АХО: заключения/продления/расторжения договоров, своевременных оплат, изменения условий и т.д.)

• Обеспечение жизнедеятельности офисов: закупка и установка техники, мебели, канцтоваров, контроль состояния помещений, пожарной безопасности

• Поиск и открытие новых офисов (самостоятельно, через агентов, через местные «Авито»): поиск и подбор помещений, взаимодействие с арендодателями, управление заключением/расторжением договоров (по согласованию с юрслужбой, финансовой службой)

• Сопровождение запусков новых офисов: организация закупок техники и мебели, первичная наладка рабочих мест совместно с IT

• Взаимодействие с IT-службой по вопросам оснащения, подключения и поддержки (согласование провайдеров, моделей и т.д.)

• Контроль офисных расходов (канцтовары, расходные материалы для принтеров и так далее), организация процессов оплаты и согласования закупок в рамках внутренних регламентов, их сопровождение в каждой отдельной стране

• Работа с контрагентами: поиск и подбор поставщиков, магазинов, ведение всей необходимой документации

• Выстраивание и стандартизация внутренних процессов по АХО-направлению

• Готовность к командировкам для открытия и обслуживания офисов (Европа, Азия, Ближний Восток и др.)

• Опыт работы в сфере административно-хозяйственного обеспечения небольших дистанционных офисов в различных странах от 5 лет, преимущественно в международной среде (в зарубежных странах)

• Отличное понимание технических и организационных аспектов офисного функционирования

• Умение работать в удалённой распределённой команде, высокая самостоятельность

• Знание английского языка на уровне не ниже Intermediate (для переписки и переговоров с зарубежными поставщиками и арендодателями)

• Уверенное владение Excel, Google Docs, мессенджерами и Helpdesk-системами

• Готовность к командировкам

• Удалённый формат работы с выездами по согласованному графику

• Работа в стабильной международной компании с перспективой роста

• Дружелюбная команда и открытая корпоративная культура

• Возможность влиять на инфраструктуру и масштабирование бизнеса

• Конкурентная заработная плата