Бизнес-ассистент проекта (project assistant)

Бренд женской спортивной одежды SURE ищет бизнес-ассистента проекта

Мы ищем не просто ассистента, а «огнетушитель, швейцарский нож и воздушного контролера» в одном лице**

Ты будешь **центром управления полетами** российского бренда женской спортивной одежды, который штурмует маркетплейсы, соцсети и гардеробы активных девушек.

Что предстоит делать?

✔️ Ты – правая рука руководителя проекта, который разрывается между маркетингом, продажами и закупками. Твоя задача – не дать ему сгореть на работе, а бизнесу – встать на паузу.

✔️ Ты – мост между отделами, который не дает маркетологам, продажникам и закупщикам разбежаться в разные стороны. Если где-то пробка – ты ее расчищаешь.

✔️ Ты – детектив документов: договоры, счета, отчеты, акты. Ты следишь, чтобы ни один ноль не потерялся, а подпись не задержалась.

✔️ Ты – тайный продюсер контента: помогаешь в организации съемок, контролируешь блогеров, подкидываешь идеи SMM-щику..

✔️ Ты – переговорщик с Китаем: твой английский и Excel помогают закупкам не утонуть в бесконечных таблицах и вовремя получить партию товара.

Почему это не «офисный планктон», а сердце бизнеса?

Ты не просто «помощник» – ты человек, от которого зависит, будет ли бренд двигаться вперед или увязнет в рутине.

Ты не просто исполнитель, а оптимизатор: находишь слабые места в процессах и предлагаешь, как их исправить.

Ты видишь бизнес изнутри и можешь вырасти до координатора, менеджера проекта или даже запустить свой стартап (с таким-то опытом!).

Идеальный кандидат – это ты, если:

• Любишь, когда вокруг кипит движение, а не тихо перелистывают календари.
• Умеешь договариваться и знаешь, как мягко, но настойчиво напомнить коллеге о дедлайне.
• Видишь детали, но не теряешь картину целиком.
• Готов учиться – потому что у нас тут каждый день новый челлендж.

Подробное описание функционала:

1. Административная и организационная поддержка проекта

• Взаимодействие с руководителем проекта по ключевым направлениям: продвижение бренда, продажи, закупки.
• Координация работы между направлениями и отделами (маркетинг, продажи, закупки, контент, SMM, работа с блогерами).
• Организация и контроль сроков выполнения задач, подготовка отчетов.
• Ведение документации, договоров (взаимодействие с юротделом), актов, счетов и счетов-фактур.
• Поддержка бухгалтерского документооборота: счета, заявки на оплаты, контроль оплат, сверка документов, подготовка отчетности.
• Взаимодействие с поставщиками и контрагентами, курьерами, фулфилментом.

2. Поддержка отдела маркетинга и продвижения

• Помощь в организации фото- и видеосъемок, мероприятий (взаимодействие с креативным продюсером, закупка реквизита, организация питания на площадке и т.п.). Систематизация базы контента.
• Координация работы с SMM-менеджером и менеджером по работе с блогерами (отслеживание KPI, сроков публикаций, договоры, логистика, отчетность).
• Контроль за исполнением контент-плана, мониторинг конкурентов и трендов.
• Выполнение других задач от руководителя проекта.

3. Поддержка отдела продаж

• Анализ и подготовка данных по продажам (маркетплейсы, интернет-магазин).
• Взаимодействие с менеджерами по продажам на маркетплейсах и менеджером интернет-магазина (актуализация ассортимента, контроль остатков, логистика, самовыкупы, отзывы, Честный знак, взаимодействие с фулфилментом).
• Подготовка коммерческих предложений, работа с клиентскими запросами.
• Помощь коллегам с различными другими разовыми и регулярными задачами (например, поиск данных, сбор аналитики, редактирование текстов и описаний и т.п.).

4. Поддержка отдела закупок

• Взаимодействие с производством и агентами в Китае (контроль сроков поставок, документооборот).
• Сверка заказов, отслеживание изменений в ассортименте и ценах, обработка информации, перевод и сравнение quotations.
• Помощь в формировании закупочных заказов и ведении базы поставщиков.
• Работа с образцами в офисе, систематизация, замеры, примерки и т.п.

Требования:

• Опыт работы ассистентом, координатором или в аналогичной роли (желательно в fashion, e-commerce или retail).
• Умение работать с большим объемом задач, многозадачность.
• Навыки работы с документами (договоры, счета, накладные).
• Базовое понимание работы с маркетплейсоами (Wildberries, Ozon и др.), интернет-продаж и SMM.
• Грамотная письменная и устная речь.
• Английский язык (Intermediate и выше) – для коммуникации с поставщиками.
• Знание Excel (сводные таблицы, базовые формулы), Google Docs, систем управления задачами.

KPI

Ключевые показатели эффективности для этой позиции отражают качество выполнения задач, скорость работы, влияние на бизнес-процессы и минимизацию ошибок.

1. Организационные и финансовые KPI

• Своевременность выполнения задач (% задач, выполненных в срок).
• Качество документооборота (отсутствие ошибок в договорах, счетах, отчетах).
• Скорость обработки запросов (например, среднее время ответа на письма/поручения).
• Эффективность коммуникации (отсутствие сбоев в передаче информации между отделами).
• Своевременность оплат (% счетов, оплаченных без задержек).
• Отсутствие ошибок в финансовых документах.

2. Поддержка маркетинга и продвижения

• Соблюдение контент-плана (% публикаций, выпущенных вовремя).
• Количество организованных съемок/мероприятий (по плану vs факт).
• Скорость согласования материалов (время от подачи до утверждения).
• Отслеживание KPI блогеров (например, % выполненных условий коллабораций).

3. Поддержка продаж

• Скорость обработки заказов (время от поступления заявки до передачи в логистику).
• Сверка отчетов по продажам и остаткам (минимизация расхождений с фактическими остатками, актуальность и отсутствие ошибок).

4. Поддержка закупок

• Соблюдение сроков поставок (% заказов, доставленных вовремя).
• Точность заказов (отсутствие ошибок в размерах/цветах/количестве).
• Контроль закупочных цен (соответствие бюджету).
• Снижение логистических издержек (например, за счет оптимизации поставок).

5. Общие показатели эффективности

• Удовлетворенность руководителя и коллег (оценка по feedback-опросам).
• Количество инициатив по оптимизации процессов (например, внедрение новых инструментов для учета).
• Снижение количества рутинных ошибок (за счет чек-листов и автоматизации).

Как измеряются KPI?

• Еженедельные/ежемесячные отчеты по выполнению задач.
• Обратная связь от коллег (раз в 1-3 месяца).

Условия:

Локация: Москва

Подчинение: Директору по маркетингу и продажам

Взаимодействие с креативным продюсером, SMM менеджером, администратором сайта, менеджерами по продажам, бухгалтерией, юротделом.

Гибкий график, частичная удаленка, динамичная команда, которая не даст заскучать, разносторонние и креативные задачи, возможность расти и развиваться в проекте.

Если ты хочешь быть не «подай-принеси», а реально влиять на бизнес – давай знакомиться!

P.S. А если ты дочитал до этого места и подумал: «Да это же про меня!» и тебе интересно развиваться в сфере моды, спорта и e-commerce под руководством опытного профессионала в этой сфере – значит, мы уже на одной волне. Откликайся! присылай свое резюме и сопроводительное письмо, где распиши, почему ты нам подходишь, начни описание со слов “Конечно, у меня получится - sure!”