Управляющий офисом | офис-менеджер

ЕМЕ — аккредитованная IT-компания, разработчик решений для управления логистикой. Мы в ТОП-3 вендоров и интеграторов WMS в России. В нашей команде — динамичный, активный коллектив, в котором важно состояние офиса и поддержка процессов на высшем уровне. И мы в поиске "административного сердца" офиса!

Что будет входить в ваши обязанности

⚡ Это не «сидеть за столом»: у нас много постоянных и разнообразных задач, много движения и взаимодействия с людьми. Если вы любите динамику и не боитесь многозадачности, вам у нас понравится.

Регулярные задачи

• Организация жизнедеятельности офиса.
• Контроль и корректировка рабочего табеля.
• Прием входящих звонков, встреча посетителей, оформление разовых и постоянных пропусков.
• Контроль документооборота и работа с корреспонденцией (доставка и отправка Почтой России и сервисом Катапульта - небольшой объем) + подписание документов у директора.
• Согласование совещаний, встреч директора, напоминание.
• Организация напитков и снеков для участников встреч.
• Трэвел поддержка (билеты, такси, гостиница) - по запросу.
• Контроль чистоты помещений (проверка работы уборщиц), поддержание чистоты и правильного пользования кофемашиной.

Несистематические задачи

• Планирование рассадки сотрудников, аренда кабинетов, организация ремонта, закупки и установки техники, мебели (1-2 раза в год).
• Работа с персоналом: помощь при приеме сотрудников - сканирование документов, экскурсия по офису, помощь в первый день сотрудника, подключение к системе контроля прихода и ухода, события в жизни сотрудников и др.
• Администрирование сотовой сети Мегафон, Яндекс такси.
• Организация корпоративных мероприятий (1-2 раза в год).
• Участие в рекламных активностях (2-4 раза в год) - подготовке к выставкам (сбор и доставка такси баннеров, оборудования), закупка мерча (взаимодействие с PR).

• Вы готовы и хотите работать в режиме многозадачности, постоянно переключаться между разными задачами, быстро реагировать на просьбы и запросы коллег.
• Опыт работы офис-менеджером, помощником руководителя или управляющим офисом от 1 года.
• Организованность, чувство ответственности, находчивость и умение быстро находить решения.
• Отличные коммуникативные навыки — вы умеете общаться с разными людьми, быстро понимаете задачи и умеете приоритизировать.
• Уверенный пользователь ПК и оргтехники, грамотная речь и деловая переписка.

Чего ожидать от работы у нас

• Много активной работы и постоянное движение внутри офиса и по его проходным — если вы хотите спокойную и сидячую работу, это не для вас.
• Ваша деятельность важна и незаменима — вы будете центром коммуникаций и организационных процессов.
• Перспективы карьерного роста — со временем можно взять на себя новые интересные функции с дополнительными премиями и переходить в другие отделы компании.
• Дружный и слаженный коллектив, стабильная IT-компания.
• Оформление по ТК РФ с первого дня.

Если вы не боитесь "беготни", умеете оперативно переключаться и держать сразу несколько задач в голове - пишите, будем рады познакомиться!