Операционный проектный менеджер (удаленно)

В роли операционного менеджера вы будете находиться в центре ежедневных операций - помогать команде разработки вести проект, контролировать сроки сдачи отчетов и отправку счетов/актов/договоров клиентам, поддерживать усилия по онбордингу персонала и заниматься внешними и внутренними коммуникациями.

Мы ищем человека, который не только ориентирован на детали, но и стремится к созданию структуры - настоящего энтузиаста планирования, который любит создавать шаблоны, таблицы и писать пошаговые инструкции, чтобы все шло гладко. Если вам нравится превращать хаос в ясность, изучать, как строится бизнес изнутри, и оказывать ощутимое влияние на множество проектов, эта роль для вас.

Обязанности:

1. Организация ежедневной работы агентства.

- Планирование и проведение еженедельных созвонов в ПН (факты) и ПТ (планы).

- Контроль соблюдения сроков по проектам, отчетам и задачам через таск-трекер.[a]

2. Поддержка и координация деятельности руководителя.

- Отслеживание личных задач, обязанностей и сроков выполнения, расстановка приоритетов для обеспечения своевременного выполнения.

- Планирование встреч, подготовка повесток дня и составление подробных резюме для обеспечения четкого выполнения последующих действий и пунктов действий.

- Участие во всероссийских конкурсах диджитал-агентств (например, Рейтинг Рунета).

3. Финансовый учет.

- Контроль бухгалтерской документации (по запросу руководителя/клиента передавать бухгалтеру создание и отправку договоров/актов/счетов и любые другие изменения в документации).

- Передача данных по зарплатным выплатам руководителю, заведение заданий/актов в Консоли для работы с самозанятыми.

- Контроль своевременных оплат сервисов (Notion, VPN-сервера, Zoom, Freepik и тд).[b]

4. Работа с командой.

- Коммуникация с командой (встречи one-to-one, помощь в составлении ИПР).

- Ознакомление новых сотрудников с внутренними процессами.

- Поддержка сотрудников при внедрении новых инструментов и практик.[c]

- Проведение раз в 2 недели общего созвона с лекциями или тимбилдинг (игры).

5. Исследования и анализ.

- Проведение исследований перед началом проекта.

- Представление результатов и выводов в четком и понятном формате для принятия решений командой/клиентом.[d]

6. Организация и управление данными.

- Сбор, структурирование и ведение данных в электронных таблицах или базах данных, обеспечение целостности, безопасности и простоты поиска.

- Разработка и актуализация регламентов, подготовка инструкций для задач.

- Стандартизация процессов и автоматизация повторяющихся.

Требования:

- Опыт работы в качестве ассистента/управляющего проектами или в аналогичной административной роли с упором на структурирование материалов или создание шаблонов.

- Знание пакета MS Office (Word, Excel, PowerPoint), G-Suite, а также опыт работы с инструментами управления проектами и базами данных, такими как Notion/Битрикс.

- Отличные навыки письменного и устного общения, способность профессионально взаимодействовать с различными внутренними и внешними заинтересованными сторонами.

- Свободное владение инструментом ChatGPT.

- Исключительные организаторские способности, умение работать в режиме многозадачности и управлять временем. Безупречное внимание к деталям, конфиденциальность и последовательность действий.

- Демонстрируемая способность работать самостоятельно, определять приоритеты задач и адаптироваться к меняющимся приоритетам в быстро меняющейся обстановке.

- Проактивный, находчивый и гибкий подход в сочетании с позитивным настроем, сильными навыками межличностного общения и духом сотрудничества.

В Agile.Group мы поддерживаем культуру инноваций, сотрудничества и непрерывного обучения. Мы даем возможность членам команды брать на себя ответственность за свои проекты и вносить свой вклад в успех наших предприятий. Мы ценим честность и страсть к позитивным изменениям в отраслях, где мы работаем. Для нас приоритетны внимание к деталям, четкость и эффективность.