Ассистент руководителя / Офисный ассистент

В компанию по комплексному управлению и обслуживанию коммерческих объектов недвижимости требуется ассистент руководителя, способный выполнять административные задачи, взаимодействовать с клиентами, подрядчиками, арендаторами и сопровождать и контролировать внутренние процессы.

Вас ждёт разнообразная и структурированная работа с возможностью профессионального и финансового роста.

Обязанности:

• Ведение документооборота и договорной работы (по готовым шаблонам)

• Подготовка и редактирование договоров с клиентами и арендаторами

• Составление коммерческих предложений

• Контроль и ведение дебиторской задолженности, подготовка расшифровок к счетам (1 раз в месяц)

• Коммуникация с бухгалтерией, подрядчиками и поставщиками

• Выставление ежемесячных счетов через 1С (обучим)

• Работа с кассой и кассовым аппаратом (учёт наличных, кассовая документация) в среднем несколько транзакций в месяц

• Заказ расходных материалов, поиск и согласование новых поставщиков и подрядчиков

• Поддержка менеджера объекта по вопросам подбора и оформления персонала

• Взаимодействие с действующими арендаторами и потенциальными клиентами

• Организация показов свободных помещений

• Подготовка и оформление договоров аренды

• Возможны выезды на почту, в налоговую для отправки/передачи документов

• Выполнение мелких личных поручений руководителя (организация доставки, передача документов и пр.) в рамках рабочего времени

• Коммуникация с руководителем с учетом разницы часовых поясов (1–2 часа в неделю, по необходимости)

• Опыт работы офисным ассистентом, офис-менеджером или в административной роли — приветствуется

• Уверенное владение Excel, Word, google docs и sheets

• Навыки работы в 1С (базовые) — преимущество, при отсутствии — обучим

• Грамотная устная и письменная речь, умение вести деловую переписку

• Самоорганизация, внимательность, оперативность

• Готовность быть на связи с руководителем вне основного графика по предварительной договоренности

• Работа в офисе, график: пн–пт с 8:00 до 17:00 или с 9:00 до 18:00 (обсуждаемо)

• Полное обучение по внутренним процессам, документам и 1С

• Стабильность и уважительное отношение

• Долгосрочное сотрудничество и возможность профессионального роста