Обязанности: Координация инженерного состава:
- Контроль сроков командировок, организация и отслеживание возвращения сотрудников;
- Поиск и согласование авиабилетов в соответствии с корпоративными требованиями, оформление служебных записок на покупку билетов;
- Подготовка служебных записок на оформление приказов о командировках;
- Составление и ведение командировочных листов;
- Организация трансфера для командированных сотрудников;
- Решение вопросов по ротации инженерного состава, включая внештатные ситуации.
Поддержка тренинг-отдела:
- Обработка заявок на обучение и тренинги, координация участия инженеров;
- Ведение и актуализация базы данных сертификатов и личных документов ИТС (инженерно-технический состав);
- Контроль сроков действия всех сертификатов, напоминание о необходимости продления;
- Взаимодействие с партнёрами по обучению, включая организацию пересдач и специальных тренингов;
- Составление и подача ежемесячной отчетности: табель учета ИТС, отчет по командировкам, ростер-план.
- Дополнительные функции:
- Подготовка писем для получения материальных пропусков и доступа в аэропорты;
- Составление различных официальных писем и запросов:гарантийные письма и др.;
- Подготовка листов ознакомления с нормативной документацией для инженеров.
Требования: Образование и опыт:
- Высшее образование (предпочтительно в сфере логистики, авиации, управления персоналом или технической направленности);
- Опыт работы на аналогичной должности (в авиационной компании или в сфере логистики/документооборота будет преимуществом);
- Знание принципов организации командировок, документооборота и логистики (в т.ч. взаимодействие с аэропортами);
- Понимание специфики работы с инженерно-техническим составом и процессов тренинга/сертификации.
Навыки:
- Уверенное владение ПК: MS Office (Excel – уверенно), Google Docs, работа с облачными хранилищами;
- Опыт ведения деловой переписки, подготовки официальных писем и служебных записок;
- Умение работать с большим объемом информации, систематизировать и контролировать данные;
- Навыки планирования, ведения отчетности и соблюдения сроков;
- Хорошие коммуникативные навыки, способность к координации работы нескольких подразделений.
Личностные качества
- Внимательность к деталям, организованность, ответственность;
- Инициативность и проактивность в решении нестандартных задач;
- Стрессоустойчивость и готовность работать в режиме многозадачности;
- Способность к самостоятельному принятию решений в рамках своей компетенции.
- Знание английского языка на уровне не ниже Pre-Intermediate (для переписки и чтения документации)