Ведущий документовед-секретарь

В обязанности работника входит:

1. Организационное обеспечение деятельности.

1.1. Прием и распределение телефонных звонков:

- перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам филиала;

- регистрация и оформление телефонограмм;

- организует проведение телефонных переговоров начальника филиала, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание;

- передает, принимает и своевременно доводит до сведения начальника филиала информацию полученную по приемно- переговорным устройствам (факс, электронная почта, телефонограммы и т.д.).

Необходимые умения:

- использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;

- устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров;

- сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия;

- соблюдать служебный этикет.

Необходимые знания:

- функции, задачи, структура учреждения, ее связи;

- этика делового общения;

- правила речевого этикета;

- правила защиты конфиденциальной служебной информации.

1.2. Организация работы с посетителями

- встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема начальником филиала и сотрудниками;

- прием и передача документов посетителей начальнику филиала и сотрудникам;

Необходимые умения:

- общаться с посетителями;

- использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри учреждения;

- применять информационно-коммуникационные технологии;

- обеспечивать конфиденциальность информации

Необходимые знания:

- правила организации приема посетителей;

- правила делового общения;

- правила организации приемов в офисе;

- этика делового общения;

- правила речевого этикета.

2.2. Документационное обеспечение деятельности филиала:

2.1. Организация работы с документами:

- прием и первичная обработка входящих документов;

- предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые;

- подготовка входящих документов для рассмотрения начальником филиала;

- регистрация входящих документов;

- организация доставки документов исполнителям;

- обработка и отправка исходящих документов;

- организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;

- осуществляет контроль за качественным оформлением документов в обособленных структурных подразделениях, анализ исполнительской дисциплины;

- ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Необходимые умения:

- работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов филиала;

- применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности.

Необходимые знания:

- структура учреждения, руководство структурных подразделений;

- современные информационные технологии работы с документами;

- порядок работы с документами;

- схемы документооборота;

- правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;

- правила документационного обеспечения деятельности учреждения;

- виды документов, их назначение.

2.3. Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности начальника филиала.

2.3.1. Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени:

- выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) начальника филиала;

- согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками;

- информирование начальника филиала о регламенте намеченных мероприятий;

- предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий.

Необходимые умения:

- оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени.

2.3.2. Организация командировок начальника филиала, заместителя начальника филиала:

- подготовка документов на получение визы, заграничного паспорта;

- заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения;

- подготовка документов к поездке;

- обработка материалов командировки, оформление отчета о командировке.

Необходимые умения:

- оформлять авансовые отчеты;

- оформлять командировочные документы;

- использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с начальником филиала во время его деловой поездки;

Необходимые знания:

- порядок подготовки и проведения командировок;

- порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке начальника филиала.

2.3.3. Организация работы с посетителями в приемной начальника филиала:

- организация личного приема посетителей начальником филиала;

- установление порядка приема для различных категорий посетителей;

- содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников;

- организация приема деловых партнеров;

- организация обслуживания начальника филиала и его деловых партнеров;

- сервировка чайного (кофейного) стола;

- обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете начальника филиала.

Необходимые умения:

- организовывать и обеспечивать личные контакты начальника филиала;

- управлять конфликтами;

- учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения;

- использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри филиала;

- принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций;

- применять информационно-коммуникационные технологии;

Необходимые знания:

- правила организации приема посетителей;

- правила делового общения;

- правила речевого этикета;

- правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений;

- структура филиала и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;

- правила организации приемов;

- правила сервировки чайного (кофейного) стола;

- правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;

- правила защиты конфиденциальной служебной информации.

2.3.4. Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий:

- подготовка повестки дня мероприятия;

- оформление списка участников мероприятия;

- информирование участников о намечающемся мероприятии и условиях участия;

- выбор места и времени проведения мероприятия;

- рассылка приглашений подтвердившим участие в мероприятии;

- сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков;

- помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов;

- организация встречи и регистрация участников мероприятия;

- ведение протокола мероприятия;

Необходимые умения:

- организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы;

- передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия;

- сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз;

- соблюдать правила делового этикета и протокола;

- обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах проживания, транспортного обеспечения.

Необходимые знания:

- комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных;

- правила ведения, подготовки и оформления протокола и других документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия;

- правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений;

- правила делового общения, делового этикета;

- правила проведения деловых переговоров;

- правила защиты конфиденциальной служебной информации;

- требования охраны труда.

Требования к образованию и обучению работника: высшее образование - бакалавриат или среднее профессиональное образование - программы подготовки специалистов среднего звена. Дополнительное профессиональное образование.

Требования к опыту практической работы: не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании.