Специалист по управлению документами организации/администратор

• Трудовые функции:

  - Организация работы с документами контрагентов (подрядчиков).

  - Организация хранения документов от заказчиков (подрядчиков и т.д)

  -Организация и поддержание функционального рабочего пространства сотрудников компании.​​​​​​​​​​​​​​

Должностные обязанности в соответствии с должностными функциями:

• Прием, регистрация, первичная обработка входящих документов от контрагентов.
• Оформление, контроль исполнения, регистрация, отправка по электронной почте исходящей корреспонденции.
• Ведение базы данных документов от заказчиков и подрядчиков.
• Контроль исполнения документов в организации со стороны заказчиков (подрядчиков).
• Отражение операций в программе 1С (при необходимости, по объектам капитального строительства).
• Разнесение входящих документов от поставщиков и подрядчиков в 1С.
• Проведение сверки расчетов с контрагентами ежеквартально.
• Ведение хозяйственной деятельности офиса.
• Отправка и получение документов по почте (СДЭК, Почта России).
• Иметь навыки работы с табличными и текстовыми редакторами, с информационными системами ведения документооборота (с программами 1С Предприятие 8.3, 1С ЗУП и др.).
• Оформление пропусков в офис/на объект капитального строительства , допусков сотрудников на объект капитального строительства.
• Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения.
• Оборудование рабочего места сотрудников оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой, канцелярскими товарами принадлежностями;
• Обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой
• Заказ канцелярских товаров.
• Печать, размножение служебных документов, исполнительной документации.
• Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа).
• Выполнение поручения работодателя, связанные с развитием деятельности Компании.

• Высшее или среднее профессиональное образование (непрофильное) - программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю, со стажем работы в должности не менее одного года.

• знать:

• Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и других разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации
• Правила документационного обеспечения деятельности организации
• Порядок работы с документами.
• Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами
• Виды документов, их назначение.
• Правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего).
• Правила подписания и утверждения документов.
• Правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем.
• Основы документной лингвистики.
• Компьютерные программы для ведения бухгалтерского учета: 1С: Предприятие.

• Уметь:

  Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации.

  Пользоваться базами данных, в том числе удаленно.

  Пользоваться справочно-правовыми системами.

  Пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации.

  Применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности.

  Редактировать тексты служебных документов, исходящей корреспонденции.

  Пользоваться унифицированными формами документов.

  Печатать служебные документы.

  Пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой

  Работать с компьютером, сканером

  Пользоваться офисным пакетом (текстовый редактор, таблицы).

  Пользоваться электронной почтой.

  Пользоваться системами электронного документооборота.

• график работы 5/2, предоставляется ноутбук, работа в офисе, имеет место :гибридный формат работы.