Ассистент административного департамента

ООО "Подводные технологии и ремонт - Центр передового опыта" - оперативный инжиниринговый Центр, оказывающий комплекс услуг в области управления целостностью морской газотранспортной инфраструктуры, приглашает в свою команду Ассистента административного департамента.

Основные обязанности:

1. Обработка корреспонденции и документооборот

• прием и обработка входящей корреспонденции, в том числе бумажной корреспонденции на Почте России;
• отправка исходящих документов по электронной почте, Почте России, курьерскими службами;
• регистрация документов в системе электронного документооборота (Directum RX), отправка на согласование и ознакомление, обеспечение подписания и ознакомления с приказами по основной деятельности и распоряжениями генерального директора и пр.);
• составление писем, запросов и других документов по поручению руководителя;
• участие в подготовке ежегодного бюджета Административного отдела.​​​​​​​

2. Администрирование договоров на услуги и закупки в административно-хозяйственных целях

• контроль проведения оплат по договорам связанных с административно-хозяйственными нуждами (такси, аренда офиса, канцелярия и др.);
• своевременное получение счетов оплат, загрузка в СЭД на согласование,
• получение и обеспечение согласования закрывающих документов и пр.;

3. Трэвел-поддержка сотрудников компании

• обработка поступающих заявок на командирование сотрудников;
• покупка билетов, организация трансферов и бронирования гостиниц;
• контроль и своевременное пополнение баланса сервиса бронирования, заказ такси и пр.;
• оперативное направление информации о командирование сотрудников в HR департамент.

4. Участие в организации корпоративных мероприятий, совещаний

• организация корпоративных мероприятий/тимбилдингов (подготовка и согласование предложений, организация и контроль всех этапов связанных с организацией мероприятий);
• закупка подарков для сотрудников компании и контрагентов компании;
• ведение календаря мероприятий;
• организация бизнес-встреч с контрагентами в офисе (подготовка материалов к встрече, оповещение участников, бронирование переговорных и пр.);

5. Административно-хозяйственное обеспечение офиса

• заказ канцелярии, воды, хозяйственных принадлежностей и пр.;
• организация рабочих мест для новых сотрудников;
• взаимодействие с БЦ по вопросам хозяйственного содержания офиса (организация ремонтных работ, уборка офисных помещений и пр.);

• Высшее или среднее специальное гуманитарное образование (предпочтительные специализации: Филология, Лингвистика, Документационное обеспечение управления и архивоведение);
• Наличие курсов секретарского обслуживания или курсов по работе с офисными программами будет преимуществом;
• Опыт работы от 3-х лет на должности секретаря, делопроизводителя, бизнес-ассистента/помощника руководителя;
• Опыт работы и уверенное владение системой электронного документооборота (Директум, 1С: Документооборот, Битрикс, Диадок и т.п.);
• Опыт ведения полного делопроизводственного цикла;
• Опыт работы с первичной документацией;
• Опыт самостоятельного составления и оформления приказов, служебных записок и исходящих писем;
• Отличное знание норм русского языка и правил делопроизводства;
• Развитый навык деловой переписки.

• Работу в комфортном офисе на Аптекарской набережной в пешей доступности от ст. м. Петроградская;
• Официальное трудоустройство согласно ТК РФ;
• Рабочий день с 9.00 до 18.00, по пятницам до 16.45;
• Добровольное медицинское страхование после испытательного срока (сотрудник + 1 член семьи);
• Корпоративную мобильную связь;
• Премии за высокие показатели в работе;
• Возможности профессионального обучения за счет компании;
• Частичную компенсацию абонемента в фитнес-центр;
• Конкурентный уровень заработной платы, который мы готовы обсуждать с кандидатами с учетом компетенций.