Помощник/ассистент руководителя
Помощник/ассистент руководителя
Москва, Каланчёвская улица, 17с1
Метро: КомсомольскаяОписание вакансии
Обязанности:
- Административная, информационная и организационная поддержка Руководителя (Генеральный директор);
- Ведение, организация и координация рабочего дня и календаря Руководителя;
- Информирование и напоминание о предстоящих мероприятиях, встречах, контроль актуальности;
- Организация встреч, совещаний, конференций, при необходимости протоколирование совещаний. Подготовка документации, поиск и сбор необходимой информации для совещаний, деловых встреч и переговоров;
- Формирование поручений исполнителям по итогам совещаний;
- Контроль исполнения поручений, реализации задач, поставленных Руководителем;
- Доведение приказов и распоряжений Руководителя до ответственных лиц и контроль их исполнения;
- Ведение документооборота (бумажный, электронный), обработка входящей и исходящей документации (прием, регистрация, распределение, хранение, архивирование);
- Прием и подготовка документов на подпись Руководителю, контроль за правильностью оформления подаваемых документов;
- Подготовка проектов приказов, распоряжений, писем, служебных записок и иных документов;
- Ведение деловой переписки со сторонними организациями и партнерами;
- Прием и распределение телефонных звонков;
- Запуск и согласование в ЭДО локальных нормативных актов компании;
- Сбор материалов и информации, необходимых Руководителю;
- Организация и подготовка корпоративных мероприятий;
- Организация личных поездок и рабочих командировок для Руководителя, Travel-поддержка (оформление и получение визы, покупка билетов, бронирование гостиницы, заказ трансфера;
- Контроль и поддержание чистоты и порядка в кабинете и приёмной Руководителя;
- Отправка и получение почтовой корреспонденции;
- Организация и сбор телефонных и видео-конференций;
- Работа с корпоративной почтой, и распределение электронных писем;
- Контроль за порядком в офисе (канцелярия, курьеры, вода);
- Организация обеспечения офиса канцтоварами и необходимыми расходными материалами;
- Встреча гостей Руководителя, заказ пропусков;
- Выполнение иных рабочих и личных поручений Руководителя;
- Обеспечение сохранения конфиденциальности информации.
- высшее образование;
- релевантный опыт работы на позиции от 3-х лет;
- грамотная устная и письменная речь;
- опыт ведения делопроизводства в полном объеме и работы в системах электронного документооборота;
- уверенное владение ПК, MS Office (1С, Excel, Word, Outlook и т.д.);
- опыт эксплуатации оргтехники и офисного оборудования, мини АТС;
- умение работать в режиме многозадачности, с большими объёмами информации;
- опыт планирования и организации рабочего времени, высокая степень самоорганизации;
- внимательность, обучаемость, исполнительность, пунктуальность, организованность, стрессоустойчивость, дисциплинированность.
- место работы в центре г. Москва, в шаговой доступности от ст. м. Красные ворота, Комсомольская;
- своевременная зарплата, без задержек.
- уютный офис;
- официальное оформление по ТК РФ в штат компании с первого рабочего дня;
- график работы 5/2 с 9.00 до 18.00;
- добровольное медицинское страхование;
- работа в профессиональной и активной команде.
Навыки
- Административная поддержка руководителя
- Документооборот
- Исполнение личных поручений руководителя