Офис-менеджер (Ассистент руководителя)

WhiteByte — надежный поставщик инновационных решений для бизнеса. Предлагаем клиентам решения для построения надежной и эффективной информационной инфраструктуры. Наша миссия — предоставить заказчикам высококачественные инструменты, с помощью которых они могут достичь поставленных бизнес‑целей и развиваться, не беспокоясь о надежности IT контура. Наша цель — занять лидирующие позиции в отрасли, способствовать развитию современных технологий в России, обеспечить качественное обслуживание клиентов и способствовать их росту на рынке.

Мы активно растем и сейчас ищем в команду ответственного и инициативного офис-менеджера/ассистента руководителя для эффективного управления административными процессами в нашем офисе.

Чем предстоит заниматься:

1. Административные задачи и поддержка руководителя

• Ведение календаря руководителя: планирование встреч, напоминания, согласование графика;
• Контроль исполнения поручений;
• Организация внутренних коммуникаций и эффективного взаимодействия между отделами;
• Обработка входящих звонков и писем;
• Администрирование процедур контроля и управления рисками.

2. Документооборот и контроль

• Подготовка и проверка первичной документации, договоров, доверенностей, NDA и т.д.;
• Контроль получения счетов, закрывающих документов и их передача бухгалтеру;
• Проверка корректности данных на всех этапах сделки;
• Ведение документооборота с поставщиками и подрядчиками.

3. Проектная деятельность и коммуникации

• Участие в проектах компании;
• Регулярное обновление статуса задач и проектов;
• Своевременное информирование заинтересованных сторон о ходе работ.

4. Работа с возвратами и рекламациями

• Контроль оформления возвратов, претензий и рекламаций;
• Контроль отправки бракованных товаров поставщикам.

5. Офис-менеджмент

• Организация жизнедеятельности офиса: заказ воды, чая, канцелярии, расходников и пр.;
• Контроль наличия запасов, заказ техники и расходных материалов;
• Поддержание комфорта и порядка в офисе;
• Встреча гостей и оформление пропусков;
• Организация внутренних мероприятий и встреч.

Требования к кандидату:

• Образование: Высшее профессиональное
• Опыт работы: от 1 года на аналогичной должности (офис-менеджер, бизнес-ассистент, помощник руководителя).
• Знания и навыки:
  • Уверенное владение ПК и офисными программами (MS Office, системы документооборота).
  • Знание основ документооборота и юридических документов (договоры, накладные, NDA и др.).
  • Опыт работы с CRM Битрикс.
  • Навыки организации и координации встреч, мероприятий и административных процессов.
  • Опыт работы с поставками и материально-техническим обеспечением офиса.
  • Опыт управления проектами, умение следить за сроками и отчетностью.
  • Опыт работы с возвратами и рекламациями.
• Личные качества:
  • Высокая организованность, внимание к деталям, способность работать с большим объемом информации.
  • Ответственность, исполнительность и проактивность.
  • Отличные коммуникативные навыки, умение работать в команде.
  • Способность оперативно решать возникающие проблемы и принимать решения.
  • Стрессоустойчивость и умение работать в динамичной среде.

Что мы предлагаем?

• Обучение и профессиональное развитие — у нас вы сможете совершенствоваться и достигать новых карьерных целей;

• Трудоустройство в аккредитованную ИТ-компанию;

• Работа в современном офисе с 9:00 - 18:00;

• ДМС и компенсацию спорта;

• Дружелюбную команду и рабочую атмосферу, где всегда можно рассчитывать на помощь и взаимопонимание.