Помощник/ассистент руководителя

Локация руководителя г. Москва: поддержка осуществляется в дистанционном формате.

Обязанности:

• Организационная поддержка:

• Организация и координация встреч руководителя;
• Организация совещаний и переговоров, проводимых руководителем;
• Ведение и оформление протоколов совещаний;
• Организация командировок (формирование расписания, подбор рейсов, бронирование билетов, гостиниц и т.д.), отчет по командировкам;
• Осуществление технической помощи руководителю (взаимодействие со службами технической поддержки);
• Подготовка и ведение реестра задач руководителя, отслеживание контрольных сроков, взаимодействие с исполнителями.

• Информационно-документационная поддержка:

• Система электронного документооборота – прием поступающих на руководителя документов, последующая передача в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки отчетов. Контроль сроков;
• Ведение делопроизводства в системе электронного документооборота: оформление приказов, составление писем, запросов и прочих документов, подготовка отчетов и других материалов, необходимых для работы руководителя;
• Контроль исполнения работниками изданных приказов и распоряжений, протоколов собраний, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль, предоставление отчетности руководителю;
• Сбор и консолидация информации по подразделению по запросу руководителя;
• Взаимодействие со смежными подразделениями (запросы по предоставлению информации).

• Высшее образование;
• Опыт работы с документами и внимательность;
• Уверенный пользователь MS Office (Excel, Word, Power Point, Outlook);
• Готовность к коммуникации, динамичному темпу работы, большому объему информации и документов;
• Готовность к ненормированному рабочему дню.