Financial Manager / Финансовый менеджер

Основные обязанности

Выполнение платежей:

1. Управлять всеми банковскими и финансовыми вопросами, связанными с текущей операционной деятельностью J'son & Partners (ежедневно, еженедельно, ежемесячно):
   а) составлять график первоочередных платежей и согласовывать с Генеральным директором;
   б) осуществлять платежи по счетам, полученным от поставщиков, субподрядчиков и т.д., И принимать услуги, предоставляемые посредством актов приемки, подписываемых Генеральным директором;
   в) ежедневно отслеживать все входящие платежи;
2. Управлять всеми взаимоотношениями, банковскими и финансовыми вопросами, связанными с договорной деятельностью (ежедневно, еженедельно, ежемесячно):
   а) готовить договоры с клиентами, поставщиками, подрядчиками и сотрудниками (на основании образцов и с учетом накопленного собственного опыта) и подписывать у Генерального директора

б) выставлять и предоставлять клиентам счета-фактуры для осуществления платежей, счета-фактуры, УПД, акты приемки (в том числе по ЭДО, по e-mail, координировать совместно с офис-менеджером обмен оригиналами через курьерскую службу);
в) вести ежедневный учет всех договорных платежей, полученных от клиентов;

1. Координировать внешнюю бухгалтерию и в сотрудничестве с ней (ежедневно, еженедельно, ежемесячно):
   а) собирать всю первичную бухгалтерскую документацию, необходимую для составления бухгалтерской отчетности, и предоставлять внешней бухгалтерии:
   - выписки из банков (1 числа каждого месяца),
   - оплаченные и подлежащие оплате счета, накладные, акты приемки, подписанные Генеральным директором и т.д. (в течение месяца, строго сразу после окончания налогового периода – например, задолго до 20 числа каждого месяца для расчетов НДС);
   б) координировать действия с банком, выполнять банковские операции через систему Клиент-банк или путем заполнения дебетовых и кредитных документов, осуществлять выплату заработной платы;
   в) предоставлять J'son & Partners регулярную выписку со счета, налоговые декларации, платежные ведомости и т.д. за подписью Генерального директора;
   г) выплачивать налоги, заработную плату и другие выплаты в пользу персонала или государственных органов в соответствии с законодательством Российской Федерации (бухгалтерский и налоговый учет на стороне другого ответственного лица).
2. Утверждать с Генеральным директором:
   а) график платежей с перечнем предстоящих расходов.
   б) заявки на покупку персонала (экспертов, обеды с клиентами и т.д.);
   в) административные и офисные заявки на покупку и расходы, счета к оплате.
   
   Кассовое планирование и бюджетирование:
3. Разработать корпоративный бюджет доходов по контрактам и офисных и административных расходов для утверждения Генеральным директором:
   а) годовой бюджет с ежемесячным прогнозом до конца года;
   б) ежемесячно обновлять предстоящий бюджет;
4. Разработать и поддерживать корпоративный денежный поток (поступления и выбытия денежных средств) для утверждения Генеральным директором:
   а) годовой денежный поток с ежемесячным прогнозом до конца года;
   б) еженедельный прогноз денежного потока на ближайшие 2-3 месяца;
   в) провести анализ произведенных расходов и структуры расходов
5. Установить финансовые показатели с точки зрения продаж, доходов по контрактам, привлечения новых клиентов и невыполненных обязательств для целей управления и дальнейшего совершенствования корпоративной стратегии.
   
   Подписание контрактов и координация проектов:
6. Контролировать предпроектную работу консультантов с точки зрения подписания контракта, согласования условий оплаты, закрытия контракта и принятия работ / услуг;
7. Составлять и подписывать договоры с клиентами, оформлять все платежные документы, необходимые для выставления счетов;
8. Координировать и согласовывать с клиентами платежи по контрактам, избегая любых задержек в платежах или проблем на любом этапе проекта или его завершения;
9. Участвовать в переговорах с клиентами, согласовывать условия оплаты, переводить и оказывать помощь Генеральному директору (при необходимости).
10. Второстепенные обязанности
    Координация работы секретариата / офис-менеджера
11. Личность:

• предыдущий опыт работы в консалтинге или финансах;
• надежный, честный и точный в цифрах;
• сильная личность и подход к решению проблем;
• дружелюбная и активная жизненная позиция;
• сильные коммуникативные навыки и навыки ведения переговоров;
• умение быстро работать и расставлять приоритеты в задачах;
• способность выполнять несколько задач одновременно;
• высокоорганизованный и ориентированный на результат;
• ответственность и самодисциплина;
• лояльность к компании и корпоративному мышлению;
• командный игрок и самостоятельный;
• английский язык для двусторонних договоров и клиентов

Primary Responsibilities

Payments executing:

1. To manage all banking and finance issues related to current operational activity of J`son & Partners (daily, weekly, monthly):
   a) to make priority payments schedule and approve with Director General;
   b) to execute payments on bills received from suppliers, subcontractors etc. and accept services provided through acceptance acts signing by Director General;
   c) to keep daily tracks on all payments made (cash an account);
2. To manage all banking and finance issues related to contractual activity (daily, weekly, monthly):
   a) to issue and provide clients with invoices for making payments, proforma invoices and acceptance acts;
   b) to keep daily tracks on all contractual payments received from the clients;
3. To coordinate external accountancy and in collaboration with it (daily, weekly, monthly):
   a) to gather all initial accounting documentation needed for accounting reporting an provide to external accountancy:
   - banks extractions (1st of each month),
   - bills paid and payable, invoices, acceptance acts signed by Director General etc. (during month, strongly right away after the taxable period is over – e.g. long before 20th of each month for VAT calculations);
   b) to coordinate with bank, execute bank transactions through Client-bank system or by filling the debit and credit documents, pick up cash for salary;
   c) to provide J`son & Partners` regular account statement, tax declarations, payrolls etc. for Director General’s signatures;
   d) to pay taxes, salary and other payments in favor of staff or state authorities in accordance with Russian legislation.
4. To approve with the Director General:
   a) payments` schedule with the list of forthcoming expenses.
   b) personnel purchase requests (on experts, on lunch with clients etc);
   c) administrative and office supporting purchase requests and expenses, invoices payable.
   
   Cash planning and Budgeting:
5. To develop corporate budget of contractual revenues and office & administration expenses for approval of Director General:
   a) annual Budget with monthly forecast till the end of the year;
   b) to update forthcoming Budget monthly;
6. To develop and maintain corporate Cash flow (cash ins and cash outs) for approval of Director General:
   a) annual cash flow with monthly forecast till the end of the year;
   b) weekly cash flow forecast for coming 2-3 months;
   c) to make analysis of expenses made and structure of expenses
7. To make financial targets in terms of sales, contractual incomes, new clients obtaining and backlogs for management purposes and further corporate strategy improvement.
   
   Contracts signing and projects coordination:
8. To control consultants’ pre-project work in terms of contract signing, payment conditions agreement, contract closing and works/services accepted;
9. To draw up and sign up contracts with clients, issue all payments documents necessary for billing;
10. To coordinate and negotiate with clients contractual payments avoiding any delays in payments or troubles on any project stage or project finishing;
11. To participate in negotiations with clients, agree of payment conditions, translate and assist to Director General (if necessary).
12. Secondary Responsibilities
    Secretariat / office manager work coordination
13. Personality:

• previous experience with consulting or finance;
• reliable, honest and accurate with numbers;
• strong personality and problem-solving approach;
• strong communication and negotiation skills;
• ability to work quickly and to prioritize tasks;
• ability to manage several tasks simultaneously;
• highly organized and result oriented;
• loyal to company and corporate thinking;
• team player and self-dependent.