Специалист по документообороту

Требования:

• Высшее образование.
• Грамотность и умение излагать свои мысли.
• Наличие организационных навыков.
• Опыт работы от года до 3-х лет.
• Знание программ: MS Office, SAP, Lotus Notes 8,5 (Basic), Tessa

Обязанности:

• Готовить проекты служебных записок, официальных писем от лица непосредственного руководителя.
• Обеспечивать ознакомление сотрудников с кадровыми документами и документами по основной деятельности сотрудников своего подразделения, своевременно передавать скан копии документов с оригиналами подписей в службу кадрового администрирования.
• Обеспечивать ознакомление с регламентирующими деятельность службы приказами, распоряжениями Дивизиона «Север», своевременно передавать скан копии документов с оригиналами подписей в службу делопроизводства.
• Обеспечивать ознакомление с информационными документами по охране труда и техник безопасности.
• Обеспечивать наличие доверенностей у материально ответственных лиц.
• Составление заявки на получение корпоративной сим карты.
• Составлять заявки на канцелярские принадлежности, ежемесячно.
• Составлять заявки на получение доступа к учётной системе SAP, системе электронного документооборота Lotus Notes И Tessa Applications.
• Организовывать приобретение авиа и ж/д билетов для проезда персонала при смене вахт(перевахтовке), в том числе, составлять списки, подавать заявки в соответствующую диспетчерскую службу для приобретения билетов.
• Организовывать размещение работников в промежуточных маршрутных пунктах при осуществлении смены вахты(перевахтовке), в том числе составлять списки, подавать заявку на проживание в общежитии, гостинице.
• Формировать заявки на оформление пропусков работникам, в том числе на объекты, доступ на которые регламентируется соответствующими положениями о пропускном и внутриобъектовом режимах.
• Контролировать ведение документооборота в соответствии с утверждённой приказом Дивизиона номенклатурой дел.
• Контролировать своевременность предоставления авансовых отчетов по командировкам работников своего направления.
• Предоставлять скан копии документов по запросу специалистов других подразделений.
• Предоставлять необходимую информацию по запросу руководства и нести ответственность за ее достоверность и своевременность.
• Знать и использовать в работе инструмент ДРП-Доска Решения Проблем.
• Должен вырабатывать и подавать идеи, направленные на улучшение работы и снижение потерь в процессах и действиях.
• Выполнять регистрацию писем в Tessa Applications.
• Обрабатывать, направлять на модернизацию, назначать ответственных за поступающие рационализаторские предложения на портале.

Условия работы:

• Офисный сотрудник, пятидневная рабочая неделя.
• Декретная ставка.