Секретарь-референт

Обязанности:

- осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно распорядительной деятельности первого руководителя Заказчика, его заместителей (далее – Руководители);

- принимает поступающую на рассмотрение Руководителей корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

- принимает документы и личные заявления на подпись Руководителей, подготавливает документы и материалы;

- следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;

- организует проведение телефонных переговоров Руководителей, записывает в их отсутствие полученную информацию и доводит до их сведения ее содержание, передает и принимает информацию, телефонограммы по приемно-переговорным устройствам, своевременно доводит до сведения Руководителей информацию, полученную по каналам связи;

- по поручению Руководителей составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;

- выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых Руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация);

- осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль;

- обеспечивает рабочее место Руководителей необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе;

- организует прием посетителей и учет приема посетителей, с соблюдением этики общения, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

- осуществляет бронирование и приобретение авиабилетов, бронирование номеров в гостиницах при служебных командировках Руководства;

- координирует работу web-сайта Заказчика, контроль за актуальностью информаций на web-сайте, блоге первого руководителя Заказчика, взаимодействие с поставщиками услуг по поддержке web-сайта. Взаимодействует с PR службами вышестоящих организаций;

- оформляет подписку на периодические издания (при необходимости);

- подготавливает предложений для бюджетирования, осуществляет закупочные процедуры, мониторинг договоров и взаимодействие с контрагентами по направлению деятельности в рамках своих должностных обязанностей.

• среднее техническое и профессиональное (среднее специальное, среднее профессиональное) образование по соответствующей специальности (квалификации) и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
• высшее (или послевузовское) образование (желательно) без требования стажа работы по специальности.

Условия:

режим рабочего времени - 8 часов в день с 08.30 часов до 18.00 часов,

перерыв с 12.30 часов до 14.00 часов, выходные дни - суббота и воскресенье.