Менеджер по управлению офисом

Компания Комфорт Букинг – аккредитованная российская IT-компания. Наши продукты – это платежный сервис для отельного бизнеса и агрегатор каналов/отелей - новый продукт Комфорт Букинг, который позволяет отелям работать с каналами продаж без необходимости заключения договора между ними. Более 4500 гостиниц, апарт-отелей и санаториев в России и за рубежом принимают оплату от гостей с помощью сервиса Комфорт Букинг. Среди наших технологических партнеров: TravelLine, Альфа-Банк и PayAnyWay.

В нашей команде 60 человек: офисные и удаленные сотрудники, и мы активно растем. Мы ищем талантливого и амбициозного менеджера по управлению офисом, который станет сердцем нашей компании и окружит заботой всех сотрудников.

Чем предстоит заниматься:

• • Взаимодействие с курьерскими службами:
  • Организация отправки и получения документов и посылок.
  • Контроль за выполнением курьерских услуг.
  • Отправка и получение корреспонденции на почте:
  • Обработка входящей и исходящей почты.
  • Ведение учета отправленных и полученных писем.
  • Административный функционал:
  • Встреча посетителей компании, обеспечение их комфортного пребывания.
  • Заказ, оформление и продление пропусков для прохода на территорию.
  • Получение актов, счетов и соглашений от арендаторов.
  • Заказ пропусков и контроль наличия необходимых бланков для проноса материалов на территорию.
  • Взаимодействие с бухгалтерией (выставление счетов на оплату), поставщиками и бизнес-центром.
  • Формирование бюджета расходов на обновление офисной техники и закупку расходных материалов, продуктов.
  • Обеспечение товарно-хозяйственного обеспечения офиса (чай, кофе, вода, канцтовары, поддержание порядка и пр.).
  • Участие в проведении инвентаризации техники и мебели.
  • Работа с оргтехникой (сканирование, копирование и пр.).
  • Помощь руководству в организации корпоративных мероприятий:
  • Заказ еды и напитков во время офисных ивентов.
  • Помощь в организации ивентов и настольных игр.
  • Украшение офиса к праздникам (в рамках бюджета с подключением подрядчиков).
  • Организация рабочего пространства сотрудников:
  • Заказ канцелярии, мебели и обустройство рабочего места сотрудника (Озон, Комус, Яндекс.Маркет).
  • Организация новых рабочих мест.
  • Обслуживание переговорных комнат, кухни и зон отдыха (поддержание чистоты и порядка), курирование работы менеджера по уборке.
  • Контроль работы курьеров и технического персонала.
  • Отправка техники и мерча сотрудникам, отслеживание отправки по трек номеру.
  • Курирование ремонтных работ новых офисных помещений.
  • Поддержание состояния аптечки.
  • Озеленение офиса.
  • Регулярный сбор пожеланий сотрудников по улучшению рабочей обстановки, их анализ и донесение до руководства.
  • Самостоятельный поиск и реализация идей для улучшения жизни офиса.
  • Составление текстов:
  • Умение составлять красивые и грамотно оформленные тексты для внутренней и внешней документации, а также для корпоративных мероприятий и коммуникаций.
  • Организация завтраков для сотрудников:
  • Планирование и организация завтраков для сотрудников, включая выбор меню, заказ еды и напитков, а также обеспечение комфортного пространства для приема пищи.
  • Выполнение поручений генерального директора

Вы наш идеальный кандидат, если у вас есть:

• Высшее образование (предпочтительно в области управления, экономики или смежных областях).
• Опыт работы на аналогичной должности от 1 года.
• Знание:
  • Microsoft Office: Word, Excel (сводные таблицы, ВПР, формулы), PowerPoint, Outlook
  • Программ для видеоконференций (Zoom, Microsoft Teams)
  • Программы для управления задачами Jira
  • 1С Финансист
  • Confluence
• Отличные коммуникативные навыки, доброжелательность и умение работать в команде.
• Организованность, внимательность к деталям и способность к многозадачности.
• Умение работать в условиях многозадачности и стрессовых ситуаций.
• Инициативность и креативный подход к решению задач.

Что мы предлагаем:

• работу в молодом, поддерживающем коллективе с отличным чувством юмора:)

• официальное трудоустройство согласно ТК РФ;

• график работы: 5/2, 08:30-15:30;

• заработная плата: премии по результатам работы после испытательного срока;

• офис со свежим ремонтом и новой техникой в самом центре города;

Если ты готов стать частью нашей команды и внести свой вклад в развитие успешных партнерств, мы будем рады видеть твою кандидатуру!