Офис-менеджер

Обязанности:

• 1. Административные задачи:

• Организация документооборота: Ведение и учет документации, обработка входящей и исходящей корреспонденции, архивация документов.
• Подготовка и оформление документов: Составление и оформление различных деловых документов (служебные записки, приказы, договоры и т.д.).
• Контроль за выполнением поручений: Отслеживание и контроль выполнения поручений руководства и административных задач сотрудниками.

• 2. Управление офисом:

• Обеспечение работы офиса: Заказ канцелярских и хозяйственных товаров, контроль за наличием необходимых материалов и расходников.
• Поддержание чистоты и порядка: Организация уборки офиса, контроль за чистотой и порядком в офисных помещениях.
• Работа с подрядчиками: Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками по вопросам технического обслуживания и ремонта офиса.

• 3. Координация и поддержка сотрудников:

• Поддержка сотрудников: Решение административных вопросов, предоставление необходимой информации и документов.
• Организация встреч и совещаний: Подготовка помещений для встреч и совещаний, бронирование переговорных комнат, обеспечение технической поддержки.
• Координация деловых поездок: Организация командировок, бронирование билетов и гостиниц, оформление командировочных документов.

• 4. Финансовые задачи:

• Бюджетирование: Контроль за расходами на административные нужды, ведение учета финансовых операций, связанных с офисными расходами.
• Работа с бухгалтерией: Передача первичных бухгалтерских документов, взаимодействие с бухгалтерией по вопросам оплаты счетов и ведения отчетности.

• 5. Информационная поддержка:

• Работа с информацией: Сбор, анализ и систематизация информации, подготовка отчетов и презентаций.

• 6. Организация мероприятий:

• Корпоративные мероприятия: Подготовка и организация корпоративных мероприятий, праздников, тренингов и тимбилдингов.
• Презентации и встречи: Организация и проведение презентаций, встреч с клиентами и партнерами.

• 7. IT-поддержка:

• Работа с оргтехникой: Обслуживание и настройка офисной техники (принтеры, сканеры, копировальные машины).
• Техническая поддержка: Взаимодействие с IT-службами для решения технических проблем, связанных с офисным оборудованием и программным обеспечением.

• 8. Выполнение дополнительных поручений:

• Индивидуальные задачи: Выполнение разовых поручений руководства, связанных с административной деятельностью.
• Поддержка других отделов: Оказание помощи другим отделам компании в административных вопросах по мере необходимости.

Требования:

• высшее или среднее образование;

• грамотная и поставленная речь;

• организаторские способности;

• самостоятельность в принятии решений;

• умение распределять обязанности между персоналом;

• коммуникабельность;

• гибкость;

• тактичность;

• пунктуальность;

• добросовестность;

• деловой этикет.

Условия:

• график работы: 5/2
• режим работы: с 09:00 до 18:00
• официальное трудоустройство