Документовед

Брянск, Трудовая улица, 1

Показать контакты

Описание вакансии

Управление государственных закупок Брянской области

Обязанности:

Организация документационного обеспечения управления.
Контроль за соблюдением порядка оформления, классификации и хранения документов.
Оказание помощи начальнику управления в планировании рабочего времени.
Организация телефонных переговоров.
Организация командировок начальника управления.
Организация работы с посетителями в приемной начальника управления.
Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений начальника управления.
Составление и оформление управленческой документации.
Организация работы с документами в приемной начальника управления.
Организация хранения документов в приемной начальника управления.
Организация информационного взаимодействия начальника управления с подразделениями и должностными лицами управления.
Разработка и внедрение технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
Участие в планировании, организации и совершенствовании документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.
Подготовка предложений по обеспечению эргономических условий труда, рационализация рабочего места документоведа.
Разработка унифицированной системы документации и табелей документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.
Организация внедрения систем ведения документации.
Упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
Участие в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.
Участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.
Прием, учет (регистрацию) и распределение входящих (поступающих) документов.
Ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечивая им сохранность, передает дела на хранение.
Сверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников управления.
Контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов.
Оформление и согласование плана работы начальника управления.
Соединение начальника управления с конкретными абонентами.
Перенаправление отдельных телефонных звонков руководителям структурных подразделений управления, другим сотрудника управления.
Ведение протокола мероприятий М.
Оповещение сотрудников управления о предстоящих мероприятиях.
Передача поступивших документов для служебного пользования на рассмотрение начальнику управления и после получения резолюции непосредственно сотруднику-исполнителю.
Анализ и информирование руководителей структурных подразделений управления и начальника управления об исполнении документов и поручений.
Обеспечение сохранности, поступившей и отправляемой служебной документации.
Осуществление учета и конвертирование исходящей (отправляемой) корреспонденции, передача их на отправку адресатам (отправка адресатам), отправление исходящих документов из СЭВ «Дело».
Получение и передача корреспонденции управления и для управления в администрации Губернатора и Правительства Брянской области.
Обработка дел для последующего хранения.
Организация текущего хранения документов.
Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивая их сохранность и сдачу в установленные сроки в архив.
Внесение предложений по совершенствованию работы с документами.
Соблюдение порядка работы с конфиденциальной информацией.
Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка.
Выполнение отдельных служебных поручений начальника управления, начальника организационно-правового отдела управления.